Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы и накопления данной информации. Журнал оформляется по установленной форме Т-53а и состоит из обложки и табличной части, содержащей основную информацию. Журнал подлежит хранению на предприятии в течение 5 лет.
На титульной стороне документа указывается наименование компании, ее реквизиты. Заполняются даты начала и окончания ведения документа (срок — один календарный год) указывается фамилия и инициалы лица, ответственного за ведение журнала. Как правило, им является работник бухгалтерии или кадровой службы. Все записи должны вноситься в хронологической последовательности.
Табличная часть заполняется по графам.
В ней находятся 10 граф, все из которых должны быть корректно заполнены:
Под таблицей внизу каждой страницы следует указать порядковые номера платежных ведомостей. Регистрационный журнал представляет собой важный первичный документ и компаниям, которые выдают заработную плату при помощи платежных ведомостей, следует внимательно относиться к его ведению, так как он необходим при проверке финансовой деятельности предприятия. В случае выявления недостоверных сведений или отсутствии необходимых данных, ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности.
Платёжное поручение (платежка) — это письменное распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, в любом банке.
Платёжные поручения могут быть как в бумажном, так и в электронном виде (например, в системе клиент-банк).
Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр платежного поручения предназначен плательщику, 2-й - банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя денежных средств.
Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на счете.
Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.
Платёжное поручение регистрируется в журнале регистрации платёжных поручений. При этом ему присваивается порядковый номер, который и указывается в соответствующем поле бланка платёжного поручения. Форма журнала регистрации платёжных поручений может быть разработана организацией самостоятельно, так как нормативно не утверждена.
Общие положения о расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ.
Специально для сайта www.audit4dk.ru
Вопрос: Должна ли организация вести журнал учета / регистрации платежных поручений? Существует ли ответственность за отсутствие такого журнала?
Ответ: Организации не обязаны вести журнал для регистрации либо учета платежных поручений.
Соответственно, какая-либо ответственность за отсутствие такого журнала не установлена. В соответствии с пунктом 8.7. Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П) поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа. Учреждениями и подразделениями расчетной сети Банка России при регистрации дополнительно указываются БИКи банка плательщика и банка получателя средств (банка взыскателя).
На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа. Таким образом, исполняющий банк ведет журнал произвольной формы, в котором регистрирует платежные требования и инкассовые поручения. Ведение журнала регистрации платежных поручений небанковскими организациями действующим законодательством не предусмотрено. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Таким образом, ответственность установлена только за нарушение порядка ведения кассовых операций и только за те нарушения, которые прямо указаны в законе. Следовательно, ответственность за отсутствие журнала регистрации платежных поручений, а равно за нарушение порядка нумерации платежных поручений действующим законодательством не предусмотрена.
Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а применяется для отражения сведений об оформленных платежных ведомостях. Данные в журнал заносятся в хронологическом порядке по мере оформления и группируются по счетам бухгалтерского учета.
Бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – .
Ответственным за ведение журнала обычно назначается работник бухгалтерии. Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет. Документ важный и обязателен для заполнения каждой организацией, выдающей своим работникам наличные денежные средства по платежным ведомостям. Журнал может быть затребован проверяющими органами, поэтому вести его нужно правильно, не забывая вносить записи обо всех оформленных бланках платежных ведомостей.
Регистрационный журналы используются не только для платежных ведомостей, но и других документов, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек. В частности, трудовые книжки подлежат регистрации в . Приказы по личному составу могут регистрироваться в . Приказы по основной деятельности — .
Инструкция по заполнению:
Бланк журнала Т-53а имеет обложку и табличную часть.
На обложке регистрационного журнала необходимо прописать название организации, структурного подразделения.
За период: указывается временный отрезок, в течение которого вносились сведения о платежных ведомостях в журнал. Обычно это календарный год, то есть с 1 января по 31 декабря.
Лицо, ответственное за ведение и заполнение формы Т-53а, прописывает свою должность и ФИО внизу обложки.
Вторая страница бланк Т-53а содержит таблицу для отражения сведений о платежных ведомостях:
1 — № по порядку;
2 – дата выписки платежной ведомости (указывается на самом бланке ведомости);
3 – ее номер;
4 – кратко указывается содержание операции;
5 – название структурного подразделения, работникам которого проводились выплаты из кассы;
6 – сумма денежных средств, прописанная в бланке платежной ведомости;
7 – подпись лица, которое передает бланк ведомости для его фиксации в журнале регистрации Т-53а;
Применяется для выплаты заработной платы работникам организации.
При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
·····Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
В крупных предприятиях бывает сложно уследить за движением всех первичных учетных документов, особенно таких важных, как платежные ведомости, которые подтверждают, что заработная плата была фактически выплачена сотруднику в определенном периоде , и работодатель выполнил свои обязательства перед сотрудником.
Для контроля движения документации бухгалтерского и расчетно-кассового отделов организации по произведенным выплатам своим сотрудникам работодателем применяется журнал регистрации платежных ведомостей. Этот документ по сути собирает сведения по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке .
Журнал является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету платежных ведомостях. При этом к платежным ведомостям относятся:
Унифицированные форма Журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
С введением закона о бухгалтерском учете предприятия получили возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов бухгалтерского учета с тем условием, что эти формы будут содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Таким образом, требование о применении унифицированных форм первичной учетной документации в Законе о бухгалтерском учете отсутствует . Но организация может применять унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, закрепляя их использование приказом по учетной политике.
Если работодатель применяет в своей деятельности для фиксирования факта выдачи денег сотруднику расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно платежной ведомости не требуется.
Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии, рассчитывающим заработную плату или специалистом кадровой службы.
На титульном листе Журнала указывается наименование организации и период , на который открывается Журнал. Предприятия обычно открывают такой журнал регистрации сроком на один календарный год.
В обязательном порядке указывается должность и данные сотрудника, который несет ответственность за заполнение Журнала , так как в течение календарного года этот документ находится у указанного сотрудника.
Сам журнал представляет собой таблицу , состоящую из следующих столбцов:
– порядковый номер записи. Пропуски номеров не допускаются;
– номер платежной ведомости и дата ее составления;
– назначение сумм , выплаченных платежной ведомостью – например, зарплата за первую половину месяца, отпускные, выплаты по больничным листам;
– структурное подразделение (при наличии) работникам которого была выплачена заработная плата;
– сумма средств, выплаченная по ведомости (указана прописью в платежной ведомости);
– данные кассира , который выдавал зарплату сотрудникам по платежной ведомости, его подпись;
– данные сотрудника бухгалтерской или кадровой службы , который принял бланк ведомости, внес данные в Журнал и несет ответственность за ведение Журнала;
– в конце каждой страницы Журнала ответственный за ведение Журнала должен проставить порядковые номера записей начала и конца страницы , чтобы избежать несанкционированного искажения записей журнала.
Составляется Журнал на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат (но не позднее пяти дней со дня получения средств в банке и составления соответствующей платежной ведомости) кассир обязан :
– в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы ;
– произвести сверку с общим итогом , подписать ведомость;
– передать ведомость для регистрации в Журнал ответственному за его ведение сотруднику и расписаться в Журнале.
Бухгалтер или сотрудник кадровой службы, осуществляющий учет платежных ведомостей в организации принимает ведомость у кассира, сверяет данные , и также ставит свою подпись.
При заполнении журнала бухгалтеру (кадровику) необходимо помнить, что:
– не допускаются пропуски строк и изъятия листов ;
– при внесении исправлений запись аккуратно зачеркивается, исправляется, рядом ставится дата внесения изменений и подпись сотрудника бухгалтерской или кадровой службы, ответственного за ведение Журнала.
Ответственное за ведение журнала лицо должно обеспечить сплошную регистрацию всех выписанных в организации ведомостей, их своевременную сдачу кассирами для регистрации , для чего правилами внутреннего контроля организации проводятся регулярные проверки записей Журнала.
Для обеспечения непрерывного процесса в организации должен быть разработан и утвержден график документооборота , где четко прописывается, кто, в какие сроки и какие документы должен передать в бухгалтерию для отражения в учете фактов хозяйственной жизни.
Журнал подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации, но не менее пяти лет.
Журнал регистрации платежных ведомостей по форме Т-53а – один из наиболее важных бухгалтерских регистров, иллюстрирующих выписывание платежных (), расчетно-платежных (форма Т-49) и расчетных ведомостей (). Его ведение входит в обязанности бухгалтера организации.
ФАЙЛЫ
Бухгалтерский учет в организации должен производиться в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 года 129-ФЗ и другими актами, приказами и положениями. Поэтому все записи в журнал регистрации платежных ведомостей должны производиться в хронологическом порядке (как гласит п. 2 ст. 10 этого закона).
Систематизация, учет и накопление данных нужны для полноценного статистического учета, а также для составления отчетов в контролирующие организации.
Журнал является одним из регистров бухгалтерского учета, которые приняты Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Помимо этого документа, его регулируют Положение по ведению бухучета (Приказ Минфина РФ №34 от 29 июля 1998 года) и Федеральный закон 129-ФЗ. Однако первичные документы стали с января 2014 года не обязательными, а рекомендательными образцами. Тем не менее отступление от существующих норм без веских оснований до сих пор не приветствуется.
Данные этой бумаги, согласно ст. 361 Перечню типовых архивных документов, должны храниться организацией в течение 5 лет. Это при условии регулярного прохождения проверок и отсутствия вредных условий труда сотрудников этой компании.
Документ составляется непосредственно бухгалтером и состоит из двух основных частей: обложки и внутренней части.
Вторая при этом представляет собой таблицу. Обычно это несколько десятков одинаково оформленных страниц с заполненными графами. Теоретически эта таблица может продолжаться сколько угодно долго (по необходимости). Но на каждой последующей внизу сохраняется нумерация.
Столбцы второй части журнала:
Если обе последних операции выполняются одним и тем же лицом, то допустимо сокращение их в одну. Главное – упомянуть об этих изменениях журнала в соответствующих документах организации, чтобы во время проверок не возникло неприятных ситуаций. Если менять форму журнала регистрации платежных ведомостей без веской причины и письменных оснований, заверенных руководством, то можно подвергнуться административной ответственности в виде штрафа.
Передняя часть документа обязательно должна содержать данные относительно кода по ОКУД (0301050), по ОКПО, полное наименование компании и его структурного подразделения, для которого ведется журнал (при наличии). Также в образце прописано:
Обложка всегда печатается в единственном экземпляре и помещается на самый верх документа. Допустимо ведение журнала как в печатной, так и в электронной форме.
Первичная документация бухгалтерского учета входит под контроль налоговых органов.
Федеральная налоговая служба вправе его потребовать при инспекции по законности отнесения затрат оплаты труда на себестоимость продукции.
Также проверить документ может Федеральная инспекция труда (она контролирует реальность выдачи заработной платы сотрудникам).
Помимо этого журнала, в организации обязательно должен быть журнал регистрации приказов, трудовых книжек и пр. Если бухгалтерия будет халатно относиться к выполнению своих обязанностей, то компанию ждет административная ответственность в виде существенных штрафов.
Если журнал ведется в письменном виде, то обязательна его прошивка и нумерация каждой страницы. Последнее действие совершается для того, чтобы минимизировать риск незаконного изъятия страниц.
Важно! Если обязанности главного бухгалтера и выдачу заработной платы совершает один и тот же человек, то он ставит свою подпись и в графе «сдал», и в графе «принял» в последних столбцах таблицы.
Исправления в документе допустимы. Они могут производиться как на обложке, так и в самом журнале. Но это неприемлемо делать закрашиванием. Если нужно изменить информацию, то она аккуратно зачеркивается, а рядом ставится дата, подпись ответственного лица и суть изменений.
Стоит отметить, что таких исправлений не должно быть много и под каждое нужен будет приказ. Например, при изменении обложки, в частности, данных ответственного лица, прописывается дата и номер приказа, которые дают право на такое изменение и исправление.
Когда приходит срок выдачи заработной платы (по Трудовому кодексу это должно происходить не реже двух раз в месяц), кассир или бухгалтер собирает все ведомости (как оплаченные, так и депонированные) и заносит информацию из них в описываемую бумагу.
Затем подводятся итоги, общая сумма расходов на выдачу заработной платы переносится в кассовую книгу (с оформлением отдельного кассового ордера на эту операцию).
Важный момент! Номера страниц в конце табличной части заполняются прописью.
Отдельный подход при этом к депонированным ведомостям. Они, так же как и выплаченные, заносятся в журнал. Но, помимо этого, для них должен быть заведен специальный реестр либо книга учета депонентов. За наличие журнала всегда отвечает работодатель. Именно под его контролем должен трудиться кассир, выдающий заработную плату, и бухгалтер, считающий и сверяющий платежные ведомости.
