Сопроводительная записка. Составляем сопроводительное письмо к документам

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Как правильно написать сопроводительное письмо

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.
В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

• в подтверждении факта события;
• в предоставлении перечня отправленных бумаг;
• в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
• в определении срока исполнения.

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Что такое сопроводительное письмо

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Обычно сопроводительные письма необходимы для соискателей, претендующих на управленческие должности среднего или высокого уровня, также сопроводительное письмо к резюме необходимо для трудоустройства в иностранную компанию. Поэтому тем, кто претендует на подобного рода должности, необходимо знать, как написать сопроводительное письмо работодателю.

В странах Запада, где хорошо развит рынок труда, соискатели всегда присылают работодателю резюме с сопроводительным письмом. Российский трудовой рынок пока недостаточно развит, отсюда и разное отношение к сопроводительным письмам у разных компаний.

До недавнего времени российские соискатели вакансий приносили работодателю свое резюме в только бумажном виде. Когда менеджеры по персоналу получали целую стопку подобных резюме, им надо было их рассмотреть каждую кандидатуру, а это занимало не мало времени, поэтому о сопроводительных письмах, как о дополнительных бумажных документах, речь вообще не шла.

Но в наши дни произошло широкое развитие компьютерных технологий, и соискатели в основном откликаются на размещенную работодателем вакансию в электронном виде. Поэтому сопроводительное письмо к резюме, состоящее из 2- абзацев, не составит проблемы для менеджеров по подбору персонала.

В резюме обычно отражается информация об образовании, опыте работы, профессиональных навыках человека, ищущего работу.

Сопроводительное письмо –это дополнительная информация о соискателе, которую он добавляет к резюме при отклике на вакансию, предложенную работодателем. Иногда работодатели сначала читают сопроводительное письмо, а потом уже просматривают резюме.

Часто соискатели не придают значения сопроводительному письму и считают это лишним, ведь все основные данные указаны в резюме. Но это совершенно неправильно, из-за такого подхода человек может не получить желаемую должность.

Часто менеджеры по подбору персонала, прочитав плохо составленное сопроводительное письмо, даже не читают резюме кандидата. Некоторые работники кадровых служб вообще не рассматривают резюме без сопроводительной информации.

Преимущества для соискателя, которые дает сопроводительное письмо

Если человек, ищущий работу, сопроводит свое резюме дополнительной информацией, это говорит о том, что он знаком с принятыми в компаниях бизнес-стандартами. Также существуют следующие преимущества для соискателя от сопроводительного письма:

1. Резюме обычно имеет стандартную структуру, и почти все резюме мало отличаются друг от друга, а сопроводительная информация может показать, что соискатель хорошо владеет письменной речью, правильно строит предложения.
2. В сопроводительной информации можно подчеркнуть мотивацию , что является важным моментом для соискателей, которые имеют небольшой опыт работы в выбранной ими сфере деятельности.
3. Кандидат на вакансию в сопроводительном письме может рассказать о своих сильных сторонах, особенных навыках, которые могут подойти именно этой компании, в резюме есть такая графа, то там все идет списком, без акцентов на что-либо.
4. Соискатель может написать в сопроводительной информации что-то индивидуальное, чего нельзя сделать в обычном стандартном резюме.
5. В сопроводительной информации можно показать, что вы уже что-то знаете о данной компании, написать, что вы хотите работать именно в этой фирме.

Важно! Любая фирма возьмет прежде всего на работу человека, который заинтересован ее развитием и продвижением, а не просто высококвалифицированного специалиста. Доказать, что вы именно тот работник, который поможет развитию и росту компании, мы как раз можете в сопроводительном письме к резюме.

Как писать сопроводительное письмо к резюме

Многие не знают точно, что надо писать в сопроводительном письме к резюме. Часто специалисты по подбору персонала встречают следующую информацию в сопровождении к резюме потенциального кандидата:

• повторяют тексты, которые выставлены в интернете;
• пишут, что очень восхищены фирмой работодателя;
• хвалят себя, не предоставляя доказательств;
• пишут просто общие фразы.

В сопроводительном письме кадровые менеджеры чтобы взять на работу именно вас, должны увидеть ответы на следующие вопросы:

• Информация о пишущем, кто именно пишет сопроводительную информация.
• Написать о вашей пользе в этой фирме, точнее объяснить зачем вы нужны компании.
• Прояснить, зачем вам именно эта компания.

Структура сопроводительного письма

Сопроводительное письмо представляет собой документ, и поэтому оно должно отвечать определенным требованием, принятым в деловом письме.

1. Приветствие. Письмо обязательно должно начинаться с приветствия, обратитесь по имени и отчеству к сотруднику компании, отвечающему за подбор кадров. Можно написать сначала «Уважаемый» или “Dear”. Если вы устраиваетесь в иностранную компанию, потом имя сотрудника. Можно начать с приветствия «Добрый день» или «Здравствуйте».
2. Основная часть. Здесь необходимо написать о том, откуда вы узнали о данной вакансии, о должности, на которую рассчитываете, пишите почему вам интересна данная вакансия. Напишите, что вы хотели научиться решать новые задачи, вам интересен выпускаемый фирмой продукт и др. Напишите о уже имеющимся у вас опыте, который может помочь развитию компании и о котором не упоминается в резюме. Также в этой части можно объяснить какие-либо подробности из резюме, которые говорят не в вашу пользу, например, перерыв в работе.
3. Заключение. В этой части следует поблагодарить за внимание и время, потраченное на прочтение вашего письма, и написать, что вы готовы встретиться с менеджером по персоналу и более детально обсудить все вопросы.
4. Прощание. Обязательно напишите в конце «С уважением» или « Best regards» (для менеджеров иностранной компании).
5. Укажите в конце ваши контактные данные.

Основные требования к сопроводительному письму

Обычно кадровые менеджеры, знающие правила составления сопроводительного письма, оценят, если сопроводительная информация написана согласно следующим правилам:

• Письмо обязательно должно быть лаконичным, занимать не больше половины страницы листа А4, чтобы его можно было быстро прочитать;
• Письмо должно быть ёмким , не содержать лишней воды, этого соискатели не любят;
• Письмо должно быть написано в деловом стиле, оно не должно содержать длинных придаточных предложений, в нем не должно быть формальностей, оно должно быть написано без лишней эмоциональности;
• Необходимо проявить личностный подход к написанию письма, оно должно быть написано подобно беседе с кадровым менеджером;
• Письмо должно быть уникальным, необходимо не повторять шаблонных, имеющихся в интернете писем;
• Письмо должно быть актуальным , не стоит в нем писать ненужную вашему работодатель информацию;
• Письмо должно быть конкретным , можете отразить в нем конкретные ваши достижения, привести достоверные цифры, которые могут увеличить ваши шансы получить данную работу;
• В письме можно указать рекомендации , что может увеличить ваши шансы.

Ошибки при составлении сопроводительного письма

Часто в дополнительной информации к резюме кадровые менеджеры выявляют следующие недостатки:

• Применение обычных шаблонов писем, все фразы письма написаны «как под копирку»;
• В сопроводительном письме просто дублируется информация, взятая из резюме, этого не следует делать, повторить можно только контактные данные;
• В письме написаны общие фразы, если вы пишите, что являетесь опытным специалистом, то конкретизируйте информацию и напишите, что имеете опыт работы, например, пять лет в данной сфере и т. д. ;
• Орфографические ошибки и ошибки в пунктуации также недопустимы в сопроводительном письме, работодатель вряд ли захочет принять на работу такого неграмотного сотрудника.

Что не следует писать в сопроводительном письме к резюме:

Отправление сопроводительного письма

Сопроводительная информация обычно отправляется работодателю вместе с резюме. К общепринятым формальностям отправки сопроводительных писем относятся:

• Если вы отправляете письмо в распечатанном виде, то оформите его на отдельном листе;
• Если вы отправляете письмо в электронном виде, то напишите его в теле электронного документа.

Некоторые советы по времени подачи сопроводительного письма :

• Вы можете отправить сопроводительное письмо еще до отправки резюме, таким образом можно заинтересовать работодателя, привлечь его внимание;
• Можно послать письмо после отправки резюме, таким образом напомнить о себе;
• Можно отправить сопроводительное письмо уже после собеседования с работодателем, если вы имеете равные шансы с другим кандидатом, то оно может увеличить ваш шанс получить данную работу.

Примеры сопроводительных писем к резюме

Конечно же нам не обойдется и без примеров.

Пример короткого сопроводительного письма

«Добрый день! (Если вы знаете кому направлено это письмо, то стоит обратиться по имени и отчеству) Меня заинтересовала Ваша вакансия, которую я нашел. Я обладаю следующими качествами (Тут нужно указать все качества, которыми вы владеете, на нашем сайте в статье о резюме есть наиболее подходящий набор качеств — ). Весьма благодарен уделенному мне времени. Мои контакты (указать необходимые контакты)»

Пример сопроводительного письма к резюме для юриста

«Здравствуйте! Интересует вакансия, опубликованная вашей компанией на сайте hh.ru. Мой стаж в роли юриста составляет более 10 лет. Мне бы хотелось вам предложить свой опыт в работе юристом. Я закончил университет (указать университет) с красным дипломом и сразу стал работать по должности, хорошо разбираюсь в юриспруденции и гражданском праве. Работал в компаниях (указать компании). Хорошая судебная практика, составлял исковые заявления, заявления в суд, адвокатские запросы. Хорошо владею офисными программами и компьютером. Среди личных качеств выделяю — стремление вникнуть в суть проблемы, усидчивость.

Буду благодарен за приглашение на собеседование»

Пример сопроводительного письма к резюме менеджера

«Уважаемый Петр Васильевич! Я внимательно изучил вакансию вашей компании на сайте hh.ru на должность менеджера, уверен, что полностью вам подхожу по требованиям для этой должности. Закончил университет по специальности (указать специальность). Работал в должности менеджера 12 лет, есть большой навык по управлению людьми, хороший там менеджмент, ведение крупной базы данных клиентов, занимался консультированием больших предприятий по менеджменту. Владение офисными программами на должном уровне.

Признателен за рассмотрение моего резюме, надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Готов прийти на собеседование в любое время.»

Пример сопроводительного письма к резюме бухгалтера

«Здравствуйте! Я ознакомилась с вашим резюме на должность бухгалтера. Уверена, что моя квалификация полностью вас устроит. Имею профессиональное высшее образование по специальности «Бухгалтерский учет». Стаж работы 15 лет. Большой опыт владения программой «1с Бухгалтерия», есть опыт ведения первичной документации. Ведение бухгалтерии строго законодательству. Более подробную информацию можно узнать в моем резюме. С уважение Галина Петровна. Надеюсь на дальнейшее сотрудничество. «

Итог: если вы составили по всем правилам и отправили сопроводительное письмо работодателю, то это еще не является гарантией того, что вы точно получите данную должность, но оно значительно увеличивает ваши шансы на успех.

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

• Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
• Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
• Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

• сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
• текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
• текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

• Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
• Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
• Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

• В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
• Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
• После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
• Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
• В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
• Затем следуют отметки о приложениях;
• Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность
Название фирмы
ФИО
Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

• В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
• Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
• Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
• Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
• Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
• В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

• Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
• Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
• Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

• Перечисление основных характеристик предложения.
• В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
• Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением,
Должность отправителя
Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

В данной статье речь пойдет о письме к резюме, иными словами о сопроводительном письме. Я подробненько расскажу, что такое сопроводительное письмо, каким оно должно быть! Укажу на всеобщие ошибки многих соискателей. Кстати я делал такие же ошибки, когда-то. :-) Пока не вошел в тему, случилось это конечно не сразу. Наверное именно поэтому многие компании мне первое время даже не перезванивали, хоть и резюме было сразу красивое и хорошее, толковое, но все же.

На сегодняшний день практически все, при отправки , в письме к резюме пишут какую то хинею. Это не есть правильно. Как это выглядит? К примеру Вы хотите отправить резюме работодателю. В поле «кому» пишите адрес электронной почты, в поле «тема» пишите резюме или что-то в этом роде, далее прикрепляете резюме и в сообщении пишите «Здравствуйте,». Выглядит это примерно так:

Здравствуйте,

С уважением, тыры-пыры-трали-вали

Так вот это не правильно. Потому что такое письмо не есть уважением к менеджеру по персоналу. Ваше резюме вместе с Вашими надеждами уходит в мусорную корзину.

Как должно быть

В теле письма при отправлении резюме должен быть сопроводительный текст. Вариантов написания такого текста есть множество (может попозже как-то напишу варианты, когда будет не лень или по просьбе). Вы можете писать так сказать сопроводительное письмо как в официальном стиле, так и в дружественно-разговорном.)) Даже так! Главное не переборщить и соблюдать некие правила.

Правила сопроводительного письма (важные моменты):

Укажите название вакансии, на которую претендуете. Зачем это делается? Все очень просто. Когда менеджер по персоналу получает ваше резюме. Ему не приходится думать, гадать на кофейной гуще на какую вакансию пришло ваше резюме или Вы бы хотели устроится.

Отсылайте резюме с серьезного адреса. Вы должны показать, что Вы являетесь взрослым, адекватным человеком, ищущим работу. Глупо отправлять с адреса типа «[email protected]», «[email protected]». Согласитесь это очень глупо. Заведите почтовый ящик для поиска работы, к примеру «ФамилияИмя@yandex.ru» или еще лучше Gmail.com или ukr.net (хорошие, уважаемые почтовые сервисы). Идеальный вариант почтового ящика, как я уже написал выше, но вероятней всего он занят, значит что-то такое:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

на худой конец покатит и такой вариант:

• [email protected]

При обращении к работодателю, в письме обязательно укажите имя менеджера. Так будет ярче, вроде как с уважением относитесь к человеку которому отправляете свое резюме.)) Я когда искал работу, заметил, что почти во всех вакансиях менеджер указывает свое имя. (Чето очень запомнилось имя Ольга). Ахххх… да… Еще одна хитрость, если в вакансии контактное лицо не указано, Вам надо позвонить в компанию и спросить, как же зовут загадочного менеджера по персоналу. Никто так делать не будет, знаю по опыту, но вот предложил Вам такой вариант, он работает!

Вам надо показать, что Вы интересуетесь компанией. Почитайте на их сайте, чем занимаются, почитайте о компании, что это вообще за компания и что она делает или производит. Может вам туда и не надо, только зря время потратите. Проявите интерес к работодателю. Если Вы являетесь безработным, значит времени у вас уйма.

Так же не стоит писать бредятину типо — «ну возьмите меня пожалуйста», «возьмите меня», тупо «здравствуйте». Ну и красиво надо закончить такое письмо. Я обычно заканчиваю всегда так «Спасибо за Внимание!», «Спасибо за уделенное время». Ну и оставляю в конце номер телефона или адрес электронной почты, для экстренной связи.

Подводим итог (пример):

Все мои сопроводительные письма состоят из параграфов. Первый параграф, он всегда краткий, как правило это два или три предложения, то есть пишите на какую должность вы хотите, пишите как Вы о ней узнали и так далее. Вы должны заинтересовать работодателя в чтении вашего резюме.

Уважаемый г-н (Ф.И.О или имя)!

Как опытный специалист в (той или иной области), в настоящее время заканчивающий (такое-то такое-то учебное заведение), хочу запросить информацию о возможных вакансиях в Вашей компании. Я заинтересован в работе, (пишите тут также чето свое). В прилагающемся мною резюме указано, что я имею обширный опыт работы и всегда рад новым возможностям проявить себя.

Далее уже парочка параграфов. В них Вы уже более конкретно описываете вашу квалификацию для вакансии, на которую пытаетесь устроится. Если не знаете что написать выбираете информацию из резюме, и описываете ее подробненько. В общем заинтересовываете работодателя.

Для меня важен практический опыт в сочетании с полученными академическими знаниями. Горжусь тем фактом, что самостоятельно оплачиваю свое образование, подрабатывая по специальности. Полученный профессиональный опыт помог лучше изучить область моей специализации, ну и чето в таком духе.