Добро пожаловать на журнал о бизнесе и финансах «Rabota-Tam».
Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:
Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.
Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.
Поприветствуйте адресата.
Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.
Например:
Представьтесь.
Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.
Например:
Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.
При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.
Например:
«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:
Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.
Например:
Мотивируйте адресата к действию.
Например:
Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.
Михаил (Kashchey)
30.09.2015
Написав своё первое коммерческое предложение, сразу хочется его разослать всем потенциальным клиентам и начать зарабатывать. К сожалению, не все новички понимают, что коммерческое предложение (КП) редко высылается в самом письме.
КП лучше покажет себя, если его дополнить графикой, сделать привлекательным, ярким и высылать в формате PDF. Но это уже другая история, а сейчас я расскажу, как написать сопроводительное письмо к резюме, коммерческому предложению и т. д.
Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.
Мы рассмотрим ситуацию, когда письмо отправляется на электронную почту (так делают в 95-98% случаев).
Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя? Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Для владельцев сайтов электронная почта – это огромная выгребная яма, куда присылают всякий хлам, который им не нужен. Среди этого хлама есть полезные письма. Ваше сопроводительное письмо должно стать полезным, ценным посланием.
Начнём с темы письма . Вот несколько тем для сопроводительного письма к резюме:
Первые две темы – это полный провал. Ваше письмо в 85% случаев даже открывать не будут, если вышлите первые два варианта в виде темы. Сотрудникам отдела кадров приходится отправлять в корзину десятки таких писем ежедневно, не открывая их.
Третий вариант стандартный и ничем не выделяется из 100 таких же стандартных вариантов. Его откроют просто потому, что люди привыкли открывать такие письма (их большинство).
Как насчёт темы для КП? Вот, пожалуйста:
Обе темы рабочие. Вторую тему лучше использовать при рассылке по сайтам, которые ведут активную рекламную кампанию. Первая тема — это универсальный вариант. Многие владельцы сайтов сами просят присылать предложения по развитию ресурса. Кстати, оба варианта могут иметь одинаковое сопроводительное письмо.
Клик. Вы когда-нибудь задумывались над тем, что увидит человек, кликнув на название вашего письма? Вот сейчас самое время.
Не стану ходить вокруг да около и просто вставлю кусок текста из своего сопроводительного письма.
— Каждый месяц Вы теряете часть своего дохода. Всё потому, что некоторые посетители уходят с Вашего сайта, не сделав полезных действий. Представьте, что будет, если показатель отказов сократится на 15%.
— Почему Вы тратите своё личное время, наполняя свой сайт контентом, проверяя работу веб-копирайтера или студии? Ведь можно нанять специалиста, за которым не нужно следить и исправлять ошибки.
Как видите, нужно просто написать лид. В этом случае можно видеть сразу два примера лида для разной целевой аудитории. За лидом идёт оффер – ваше основное предложение: то, что поможет клиенту решить его проблему.
Я предлагаю Вам:
— увеличить количество посетителей;
— улучшить контент-сайта;
— высвободить своё личное время;
и т.д.
Подробную информацию вы можете получить, открыв моё коммерческое предложение в приложении.
Оффер призывает потенциального клиента перейти к делу и открыть ваше КП. Но это не конец сопроводительного письма, дальше начинаются действительно интересные вещи, которые помогут вам улучшить отклик. До этого всё было стандартно.
Если мы ведём рассылку по почтовым адресам крупных сайтов и порталам компаний, то с вероятностью 80% ваше письмо попадёт к рядовому менеджеру по продажам или контент-менеджеру. Если вы не найдёте личного почтового ящика PR-менеджера, директора по маркетингу или хозяина бизнеса, то дело плохо.
Как обойти этого секретаря, которому ничего не хочется делать? Ему всё равно, продаёт сайт или нет. Да и до самой компании ему дела нет, главное, чтобы зарплату выплатили. Он увидит Ваше письмо и удалит его, не сказав ни слова своему начальнику. Или не будет знать, что делать с этим письмом.
Если Вы не имеете никакого отношения к развитию сайта (вписать сайт), пожалуйста, перешлите моё письмо человеку, который занимается PR и развитием этого ресурса. Спасибо!
Это стандартный вариант. Он сработает в 2% случаев, что очень мало. Как увеличить этот показатель? Как сделать так, чтобы ваше письмо гарантированно попало в руки к тому, кто принимает решения? Об этом вы узнаете в следующей статье!
P . S . В конце сопроводительного письма можно вставить постскриптум, который мы написали для своего коммерческого предложения. Кстати, как написать своё первое коммерческое предложение, вы узнаете
Остались неясные моменты? Есть вопросы?
Напишите их в комментариях.
Ну и оценку поставьте. Вам несложно, мне приятно.
Коммерческое предложение - это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.
Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.
Раздел |
Пример |
|
Вступление |
Коммерческое предложение |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению |
Обращение |
Конкретное обращение с указанием ФИО |
Уважаемый Иван Иванович! |
Основная часть текста |
Краткая презентация деятельности компании |
Компания ООО «Светлое будущее» - ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке. |
Приложения |
Перечислить приложения |
1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов. |
Заключение |
Вежливая подпись и контакты ответственного лица |
Руководитель |
Сопроводительное письмо - такой же инструмент продаж, как коммерческое предложение, лендинг или маркетинг-кит. От того, как оно написано, зависит станет ли человек вашим клиентом или пройдет мимо. Зачем нужно сопроводительное письмо, какие задачи на себя берет и как создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.
Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:
Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению -заинтересовать клиента. Для этого надо:
У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма - напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать - «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».
Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?
Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.
Как неправильно писать :
Лайфхак : никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.
Как нужно :
Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 - 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.
Структура письма:
Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.
Поэтому главное - познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.
Здравствуйте!
Меня зовут Роберт Хайруллин, и я – директор компании Робертино. Мы производим детскую мебель с 2008 года. Детские игровые лабиринты, кресла для релаксации, сухие бассейны с шариками - все это расходится просто на "Ура" у наших партнеров!
С нашей продукцией вы сократите расходы на покупку детского оборудования на 15%. А это от 500 до 50.000 рублей. Срок изготовления от 3 до 10 дней.
С нами работать просто и приятно. Во вложении - коммерческое предложение и каталог для знакомства с нашей продукцией.
Буду рад ответить на ваши вопросы!
Классного вам дня!
Указывайте все контакты – телефон, скайп, вотчап
Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?
Максим, добрый день!
Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.
Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.
Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).
Мой телефон для связи: …….
Хорошего дня, Илья.
Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там - готовый клиент.
В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница - это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.
Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь , предложение ограничено.
Что подразумевает эта схема отправки коммерческого предложения? У вас есть определенная база почтовых адресов потенциальных клиентов. Вы не хотите им звонить, а хотите просто разослать коммерческое предложение по этой базе и получить результат.
Эффективность этого метода, конечно, в разы ниже, чем при со звонком. Но он имеет право на жизнь. И, чтобы получить отдачу, рекомендую здесь работать по следующему алгоритму.
А еще добавьте перед темой "Re:" - процент открытий сильно повышается.