Если компания ведет свою деятельность с использованием контрольно-кассовой техники, то ответственное лицо обязано завести и систематически заполнять журнал кассира-операциониста (далее по тексту – ЖКО). Это требование распространяется на все виды услуг, при которой компания учитывает получение доходов через кассовой аппарат.
ЖКО – это отчетный документ, закрепляющий факт проведения операции через кассу. При проверке налоговой службой или аудиторами данный журнал подлежит представлению в обязательном порядке. Журнал начинают вести с даты регистрации КК аппарата в налоговой службе. Соответственно каждому кассовому аппарату соответствует свой журнал. ЖКО также отмечается в налоговой.
Законодательством предусмотрена специальная унифицированная форма журнала – КМ-4. была утверждена Постановлением Госкомстата России №132 от 25 декабря 1998 года . Напомним, что в соответствии с информационным письмом Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 2013 года формы первичных документов бухгалтерского учета, которые содержатся в Альбоме, утвержденном Постановлением №132, не являются обязательными. Это связно с новшествами, касаемо установления онлайн-касс. Однако, форма журнала актуальна.
Основные правила по заполнению журнала кассира-операциониста сводятся к следующему:
Заполнение журнала кассира-операциониста сводится к фиксации данных о движениях кассы. Информация, вносимая в журнал, должна соответствовать общепринятым нормам заполнения журналов бухгалтерской отчетности. Инструкция, которая была бы закреплена на законодательном уровне, с указанием конкретных требований по заполнению каждой графы журнала, не существует. Однако, некоторые указания по заполнению и применению ЖКО закреплены в п.2. Постановления №132. Далее разберем подробно правила заполнения каждой из секций журнала.
Графа 1 — дата: из z-отчета в журнал переписывается дата работы смены (например, 10.04.17). если вы работаете круглосуточно, то за сутки проходит две рабочих смены, поэтому часто на практике используют записи типа: 10.04.17/1 и 10.04.17/2, где 1 и 2 – обозначение смены.
Графа 2 – номер отдела (секции): заполняется редко, т.к. z-отчеты не предполагают возможность заполнения формы по отделам.
Но теоретически в графу ЖКО вписывают следующие данные:
Графа 3 — указываем лицо, которое работало за кассой в течение смены (фамилию, имя и отчество (при наличии)).
Графа четыре – вписываем порядковый номер z-отчета. Этот номер списываем с самого бланка отчета. Номер может иметь разные формы, в зависимости от конкретной модели ККТ: Z 0000, Z-№ 0000.
Графа 5 – порядковый номер счетчика, который регистрирует количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика. Эта графа вызывает много вопросов при заполнении, т.к. форма журнала устарела и графа не актуальна. Тем не менее многие переписывают данные из графы №4, либо оставляют графу пустой.
Графа 6 – показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня или смены: записывается вся сумма пробитых денег на кассе (за все время работы ККТ) на начало рабочего дня или на начало смены. Если это первая запись, т.е. касса новая, то сумма будет равна 1 руб. 11 коп. Это значение налоговая пробивает при регистрации кассы. Показания графы 6 должны быть равны показаниям графы 9 (сумма выручки) за предыдущую смену.
Графы 7/8 – подписи: согласно форме КМ-4, в этих графах должны поставить подписи кассир и администратор. Подписи ставятся в конце смены. Если эти должности выполняет одно лицо (как правило только кассир), то подписи ставятся в обеих графах.
Графа 10 – сумма выручки за рабочую смену (за день): данные этой графы рассчитываются по простой формуле, в которой из показаний графы 9 вычитают показания графы 6. Таким образом получаем объем выручки за рабочие сутки (к учету принимаются наличные и безналичные расчеты, а также возвраты).
Графа 11 – сдано наличными: указывается сумма наличных, которые находятся в кассе на конец рабочего дня, за минусом возврата и безналичных расчетов.
Графа 12 – оплачено по документам, количество: по сути указывается количество продаж за смену. Учитывается только безналичный расчет, например, чеки, банковские карты, переводы. Если за смену безналичных расчетов нет (в это сейчас трудно верится, но все же) то в графе 12 ставим прочерк. Если ваша касса не имеет счетчика безналичных платеже, то графу оставляем пустой.
Графа 13 – оплачено по документам, сумма: в этой графе отражается сумма платежей по безналичному расчету.
Графа 14 – сдано всего: вписывается общая сумма всех средств (наличные и безналичные платежи), за исключение возврата и ошибочных чеков.
Графа 15 – сумма возвратов: в графе отражается сумма возвратов и ошибочно пробитых за сутки чеков.
Графы 16 -18 — подписи ответственных лиц в конце смены: действует тоже правило, что и при заполнении граф 7/8.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста можно посмотреть .
Движения денежных средств по кассе оформляются в журнале, в том числе учитывается и возврат. В ЖКО возврат учитывается в графе 15. Если за смену было более 1 возврата, то в графу в итоге вписывается одна общая сумма всех возвратов.
Оформлять возврат придется в следующих случаях:
С эквайрингом кассы позволяют принимать наличные и безналичные формы оплаты. Безналичные расчеты также учитываются ККТ, поэтому их нужно отражать в журнале кассира (графы 12 и 13). Если клиент совершает покупку с использованием банковской карты, то сумма пробивается сначала на терминале, а потом на кассе. Средства, которые поступили на банковский счет не принимаются к учету в ЖКО. В z-отчете за сутки будет информация о сумме и количестве операций по безналичному расчету, эти показания и заносятся в ЖКО.
Если же за рабочую смену на кассе ничего не пробивали, то ЖКО не заполняют. Многие кассовые аппараты вообще не выдают нулевой z-отчет. Поэтому, если движений по кассе нет, то записей в журнале за этот день тоже нет. Многие печатают нулевой чек по итогам рабочего дня.
Журнал заполняется сразу же после снятия z-отчета. Отчет может быть снят раз в день, либо два раза, если речь идет о сменной работе. Пример: если магазин работает 24 часа, то отчет снимается утром.
По сути, отчет можно снимать и более двух раз, главное, чтобы информация по каждому z-отчету была занесена в журнал кассира. Аналогично поступаем и в случае, если кассир ошибочно снимает несколько отчетов за вечер.
В случае, если отчет не был снят по итогам рабочего дня, то его можно снять на следующий день. Важно: в журнале кассира вносится запись датой снятия z-отчета. Главное снять отчет до того, как будет проведена операция за новый рабочий день.
Если z-отчет был утерян по каким-либо причинам, его можно восстановить одним из способов:
КоАП устанавливает ответственность за нарушения в сфере налогового законодательства. При проверке налоговые органы нередко штрафуют организации и ИП по статье . КоАП РФ (нарушение порядка работы с наличными и порядка ведения кассовых операций). Штрафные санкции по данной статье внушительны – от 40 000 до 50 000. Однако, не заполнение или неправильное заполнение ЖКО и наложение штрафа по этому поводу успешно оспаривается многими компаниями в суде.
Ошибки с ЖКО не подпадают под действие нормы 15.1. КоАП РФ, и уж тем более не подпадают под состав нарушения, указанного в статье КоАП РФ «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации, либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники».
Таким образом, за ошибки, допущенные при заполнении ЖКО, налоговые органы наказать не могут. Даже по статье НК РФ привлечь к ответственности только за нарушения норм заполнения журнала, не получится, т.к. для состава правонарушения требуется его характеристика как грубого.
Каждой единице ККТ соответствует свой журнал. Обычно происходит синхронная регистрация и постановка на учет кассового аппарата и ЖКО. По месту регистрации кассового аппарата в налоговый орган передается журнал по утвержденной форме. Кассовый аппарат регистрируется в налоговом органе по месту нахождения (регистрации) компании, которая использует ККТ. В самой налоговой нужно обратиться в отдел оперативного контроля.
Как показывает практика, лучше заранее позвонить в налоговую и уточнить, какие сопровождающие документы потребуется для регистрации журнала. Если предыдущий ЖКО закончился, новый журнал также подлежит постановке на учет.
Для регистрации ЖКО в налоговый орган вам потребуется собрать следующий пакет документов:
В организации должно быть назначено лицо, которое является ответственным за ведение журнала кассира операциониста. Обязанности по ведению ЖКО возлагаются приказом на: кассира, бухгалтера, главного бухгалтера или руководителя. В должностную инструкцию ответственного лица отдельно прописывается обязанность по ведению должным образом журнала. Сотрудник должен быть проинформирован о мерах ответственности в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей. Заполнять журнал может не один, а несколько кассиров, работающих за ККА.
Журнал по форме КМ-4 перед сдачей в налоговую должен быть подписан руководителем компании.
Титульный лист ЖКО должен содержать информацию:
Журнал обязательно нужно прошить, скрепить подписью и печатью, заверить количество страниц (страницы должны быть пронумерованы). Только в таком виде журнал передают для регистрации в налоговый орган. Сотрудник налоговой службы по результатам регистрации ЖКО ставит на нем печать и свою подпись.
Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом - наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.
А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.
На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.
Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:
Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.
Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.
Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция - от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП - НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица - налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.
Прошивка. Возможны два варианта - либо прошивать листы, либо - весь журнал.
Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).
Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.
Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.
Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.
Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.
Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.
Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.
В случае возврата наличных
Основное, что нужно помнить - средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя. А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.
Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.
В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.
Важные моменты:
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.
Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.
Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного - заполнение журнала - это очень скрупулёзная и ответственная работа. Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками. Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.
В статье рассмотрим, какие кассовые документы отменили после ввода онлайн-ККТ, а какие - все еще обязательны. Разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста, вести кассовую книгу, выписывать ПКО и РКО.
Кассовая книга может быть в 3 форматах:
Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.
В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ .
Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.
Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :
Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210-У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.
В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.
Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.
У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210-У . Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.
До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически - через интернет.
Журнал кассира-операциониста - образец заполнения его доступен на нашем сайте - оформляется отдельно для каждого контрольно-кассового аппарата. О том, как заполнить журнал кассира-операциониста и нужно ли его заполнять при использовании онлайн-кассы, читайте далее в материале.
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее - постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье .
В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.
Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее - ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.
Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.
В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2017-2018 годов? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником - кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье .
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 - число безналичных платежей, в графе 13 - безналичная сумма, в графе 14 - сумма за вычетом возвратов, в графе 15 - суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко - для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.
Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.
Дата берется со снятого в конце дня Z-отчета. Если в течение дня на одном кассовом аппарате было снято несколько Z-отчетов, то их следует вносить отдельными строками, но при этом дату указать одну и ту же. Слово "смена" в данной графе означает, что на одном и том же кассовом аппарате работали два разных кассира. Например: 01.08.2014 (1) и 01.08.2014 (2).
