Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции.
Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.
Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально.
Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.
Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.
1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.).
2. Презентация продукта (товара).
Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.
3. Презентация проекта.
Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.
4. Презентация объема выполненных работ.
5. Презентация плана работ.
Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.
Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:
Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:
I этап. Определение цели презентации.
II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.
III этап. Разработка плана презентации.
IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.
V этап. Подбор демонстрационных материалов.
VI этап. Подготовка выступлений.
VII этап. Подготовка к ответам на вопросы.
Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.
На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это глайный критерий оценки составляющих презентации.
Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена. Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.
Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п.
Обычно для “типовой” презентации используются следующие приемы и способы:
Остановимся сначала на выступлении.
Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, “выстроились в очередь” за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.
Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.
Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.
Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:
В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.
Изложите одной фразой главную идею выступления, например: “Итак, мы представляем новый продукт питания”. Можно “подать” идею с некоторой долей юмора - если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: “Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем”. Пунктов плана не должно быть более трехчетырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.
Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.
При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог - сжато, кратко, например, такой фразой: “Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена”.
Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей - настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: “Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании”.
Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако малоучитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.
В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.
Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.
Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:
Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что “настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)”. В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.
Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.
В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.
В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.
В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).
Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.
Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа “где?”, “когда?” и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.
Существует ряд правил для ответов на вопросы:
Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше.
При такой ситуации лучше ответить: “Нет, я этого не говорил, я сказал, что...” (и повторить уже сказанное. Можно добавить: “Прошу точно передать мои слова”).
Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Рассмотрим их подробнее.
Текстовые наглядные материалы . Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.
Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, “непротивоестественное” сочетание цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста.
Графические наглядные материалы . Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов.
И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление.
Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики.
Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются:
Тексты и графики (диаграммы и пр.).
Доска (для мела или маркера). Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы и доску, где график появляется на глазах слушающих.
Проекторы - удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения.
Слайды . На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий.
Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов.
Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты . Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.
В заключение хотелось бы дать несколько советов впервые выступающему на презентации.
Пусть внимание публики Вас не смущает; помните, что объект презентации интересует собравшихся гораздо больше, чем Ваша персона.
Попытайтесь испытывать искреннюю симпатию к аудитории, и она ответит Вам тем же.
Нельзя забывать первую фразу!
Пусть Вас не пугает волнение перед презентацией. Даже те, кто провел не одну и не две презентации, волнуются, хотя и не слишком сильно. Просто они умеют держать себя в руках, и посторонним это волнение незаметно.
Для выступающего должен быть обязательно приготовлен стакан воды, так как напряжение голосовых связок, волнение могут привести к тому, что выступающий закашляется, и это может вызвать его смущение. Глоток воды успокоит горло.
Заставьте себя быть уверенным в успехе, и эта уверенность передастся аудитории.
Подготовке текста и иллюстративного материала уделите побольше времени. Это позволит Вам не беспокоиться о том, что выступление будет слишком коротким и не произведет должного впечатления.
Во время выступления не надо поворачиваться боком или даже спиной к аудитории.
Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой.
Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий).
Помните, что уверенность в себе, спокойствие, успех выступления на презентации обеспечиваются опытом, поэтому приобретайте его!
Вопросы для повторения
Центральное место в технике эффективных персональных продаж занимает презентация. Именно в этот ответственный момент продавец имеет возможность непосредственно представить свой продукт потенциальному клиенту. От того, насколько правильно он организует презентацию и покажет преимущества товара, зависит успех предстоящей сделки.
Презентация - это представление продавцом основных свойств и преимуществ товара потенциальному покупателю с целью совершения сделки купли-продажи.
Структура презентации - это составные части работы продавца по представлению товара. Вам необходимо придерживаться указанной последовательности и помнить об одном из главных принципов взаимоотношений с клиентом - AIDA: А - внимание, I - интерес, D - желание и А - действие.
Структура презентации: o вступление, или BANG - привлеките внимание к своему выступлению, заставьте участников поднять головы, задержать дыхание, перестать говорить друг с другом или думать о чем-то постороннем;
Продавцу для проведения успешной презентации необходимы:
Необходимо ясно понимать, что предварительная подготовка составляет 50% успеха презентации. В течение небольшого количества времени, отведенного для представления продукта (обычно это от 10 до 40 минут), как правило, нет возможности импровизировать, быстро находить ответы на неожиданные вопросы клиента или достойно разрешать непредвиденные ситуации.
Можно привести такой пример: предположим, что спортсменам предстоит выступление на чемпионате мира. К этим выступлениям каждый старается подготовиться наилучшим образом, потому что понимает особенность этих соревнований. От того, насколько профессионально и качественно прошла подготовка к решающим выступлениям, были ли проведены все необходимые тренировки, достигнута ли нужная спортивная форма и имеет ли спортсмен настрой на победу, будет зависеть успех. То есть чем больше и качественнее подготовка, тем выше будут призовые места.
Так и продавец при проведении презентации и общении с клиентом должен заранее подготовиться таким образом, чтобы значительно увеличить свои шансы на достижение результата. Потому что победа, где бы она ни была достигнута, на стадионе или в офисе, на 80% состоит из сил, времени и средств, затраченных при подготовке к ней.
Во время подготовки к презентации вам предстоит ответить на следующие вопросы:
Ответы на эти вопросы и будут являться подготовкой вашей презентации. Рекомендуется при проведении подготовительной работы сделать не только слайды, но и тезисы выступления. Они помогут освежить всю информацию перед выступлением, не упустить самые важные моменты презентации.
Если клиент снова заинтересовался чем-либо, обязательно вернитесь к этому вопросу и помните, что это может быть сигнал о готовности к сделке. Используйте его! Завершайте продажу конкретным предложением.
Петр Oфицepoв
На этапе проведения презентации перед клиентом существуют несколько правил, которые позволят вам не тратить зря сил и эмоций. Для того чтобы реже получать ответы «нет», «может быть» или «нам нужно подумать», важно помнить о некоторых правилах подготовки и проведения презентации.
Никогда не проводите презентаций перед клиентом, потребности которого вы не выявили , — это бессмысленная трата своего времени и времени клиента. С таким же успехом вы можете делать это в глухом лесу, но там больше пользы — зверушек развеселите и воздухом подышите. Даже если клиент настаивает, сначала потребуйте проведения переговоров. В таком случае можно высылать вопросник, который помогает сориентироваться как клиенту, так и вам перед предстоящими переговорами. Ответы на эти вопросы помогают обеим сторонам экономить время — самый важный ресурс в любом бизнесе.
После определения и актуализации потребностей клиента под свой продукт вы должны скорректировать свое предложение именно под своего клиента , делая упор на тех моментах, которые будут ему интересны. Может быть, вам придется вовсе убрать часть тем, которые вы считаете очень важными для вашего предложения. Здесь важно только то, что будет считать важным ваш клиент. Если при покупке автомобиля клиент считает основой выбора цвет, то вы и должны говорить о цвете. Его не интересуют ваши знания о строении и преимуществах двигателя этого автомобиля. Вы об этом можете упомянуть, но акцент должны делать на том, что является основной потребностью вашего клиента, что попадает в критерии его выбора. Какими бы абсурдными они вам ни казались. Презентация, построенная таким образом, не будет пропущена мимо ушей, потому что она будет совпадать с чаяниями и ожиданиями вашего клиента. Он хотел это услышать и будет это слушать.
Перед началом презентации, даже если вы уже проводили предварительные переговоры, нужно провести еще один небольшой этап: дополнительную подготовку . Во время этой подготовки вы должны проверить и зафиксировать свои выводы с помощью уточняющих вопросов. Часто эти уточняющие вопросы помогают установить дополнительный контакт с ваши клиентом, освежить его потребности. Вам нужно удостовериться в том, что вы будете говорить об одном и том же с клиентом — о том, что его интересует, а не о том, про что интересно рассказывать вам. Также, готовясь к презентации, необходимо выяснить, кто будет участвовать в просмотре вашей презентации. Если это несколько человек, надо узнать, какие это службы и как ваш продукт заденет их деятельность, какие проблемы их подразделений решит или, может быть, даже создаст. В наилучшем случае нужно познакомиться с этими людьми заранее, хотя бы по телефону, и попытаться выявить их потребности в этом продукте. И конечно, подготовить презентацию таким образом, чтобы учесть их ожидания и всевозможные опасения.
Сделайте свою презентацию интерактивной, пусть каждый из присутствующих участвует в ней . Задавайте вопросы, вовлекайте людей в обсуждение освещаемого материала.
Самая плохая презентация — когда оратор, меняя картинки, что-то рассказывает о себе, о своей компании, а аудитория зевает и нетерпеливо посматривает на часы. И у каждого второго в голове бьется мысль: «Когда это все закончится?» Это бывает, когда презентация превращается в монолог. Презентация-монолог — плохая презентация. По статистике, подавляющее большинство людей желает говорить, а слушают только по необходимости, да и то недолго. Ваша задача — сделать эту процедуру интерактивной, вовлечь в нее максимальное число участников, чтобы каждый чувствовал свою сопричастность и понимал, что речь идет именно о его проблемах.
В нашей практике был яркий эпизод: одна компания покупала систему для продавцов, основанную на карманных компьютерах (КПК). В это время на рынке было две основные компании — они соревновались за лидерство в этом сегменте. Первой приехала компания «А» со своей презентацией, подготовилась, включила ноутбук, проектор, и на третьем слайде у них что-то не заладилось, и, чтобы спасти положение, они достали не только презентационные, но и свои КПК, чтобы хоть как-то занять всех участников, пришедших на презентацию. В итоге все участники пробовали работать с КПК, держали их в руках, нажимали кнопки — делали, то, что считали нужным. Задавали вопросы: как работает этот модуль, как тот? А что нам даст их использование? Презентация превратилась в маленький базар, все задавали вопросы, уточняли, спорили. А продавцы только успевали перебегать от одного к другому участнику, подсказывая и помогая. По окончании этого действа продавцы уходили слегка удрученные, они думали, что такой хаос, вместо отрепетированного текста с картинками, произведет на покупателей совсем другое впечатление. Через несколько дней приехала компания «В», и у них не было сбоев в презентации, и проектор и ноутбук работали прекрасно. Они рассказывали столь подробно и столь долго, что, когда они закончили, вопросов им уже не задавали. Как вы думаете, у кого заказали систему? Правильно, у первой компании, потому что они, пусть и невольно, неорганизованно, но дали возможность обсудить потребности компании-заказчика, а не возможности компании-исполнителя. Да, у них все сорвалось в плане организации, и то, что произошло во время их презентации, было экспромтом, но именно их предложение уже было в голове каждого из членов комиссии. Потому что в первой презентации не было зевающих, в ней участвовали все, каждый из участников очень реально представлял себе, что он покупает.
При объяснении преимуществ вашего товара вы должны сделать так, чтобы о нем вам рассказывал тот, кто должен купить ваш продукт. Как этого достичь? Вопросами. Наводящими, уточняющими, объясняющими. Нужно сделать так, чтобы большую часть времени говорил сам клиент. Задавайте ему вопросы, спрашивайте его мнения обо всем, что касается ваших взаимных интересов. Уточняйте вопросы, корректируйте их так, чтобы человек, отвечая на них, пришел к выводу, что ваш товар является для него чрезвычайно необходимым. Или, в крайнем случае, наиболее приемлемым из всех предложений. Сделайте свою презентацию интерактивной, а еще лучше полностью настроенной на интересы клиента. Вовлекайте клиента в процесс презентации и, если это необходимо, делайте из нее интеллектуальное шоу по проблемам клиента, в котором участвуют все присутствующие.
Каждый клиент, будь это частное лицо или организация, принимает решение в определенной последовательности : сначала осознается потребность, затем определяются критерии выбора, и уже после начинается оценка вариантов. Каждый раз, делая выбор, ваш клиент потенциально рискует, поскольку точно не знает и не уверен, что, выбирая вас или конкурента, делает правильный выбор. Для любого клиента существует несколько вопросов, на которые он должен дать себе ответ, прежде чем выложить деньги:
Поэтому во время презентации вашего продукт вы обязательно должны пройти через все эмоционально важные точки вашего клиента, то есть ответить на его вопросы, которые он, возможно, даже вам не задаст:
Конечно, это неполный перечень тех точек, которые вы должны пройти вместе со своим клиентом во время презентации. Часто их комбинации могут быть иными; дополнительные точки нужно находить индивидуально, исходя из ситуации. Чем лучше вы поймете клиента, тем проще вам будет с ним общаться и тем легче будет убеждать его в необходимости для него работать именно с вами.
Важно следовать за потребностями клиента и соблюдать несколько правил:
Но для того, чтобы потенциальный клиент так захотел ваш продукт, что даже готов отдать за него деньги, нужно показать ему, в чем его выгода. Для этого вам необходимо максимальное количество свойств вашего продукта перевести в критерии выгод. А выгоды — это удовлетворение потребностей клиента. Для того чтобы правильно презентовать товар, вы должны объяснить, каким образом его выгоды и свойства удовлетворяют нужды клиента.
Продолжительность презентацииПродолжительность презентации зависит от рассматриваемой проблемы. Продолжительность тесно связана со структурой выступления.
В процессе подготовки необходимо решить, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.
После этого проанализировать содержание, пометить разделы по степени важности, чтобы в случае необходимости отсеять ненужную информацию.
Кроме того, следует обязательно учесть важный момент - распределение кривой внимания в зависимости от продолжительности презентации.
Психологи составили график того, как уровень внимания аудитории изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, в первые десять минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 25-30 минут. Затем он начинает подниматься, и в последние 5 минут он опять высокий.
Начало 20 40 Продолжительность презентации, мин Типичная кривая внимания Из этого следуют выводы: 1.
Более короткий отрезок, скажем 25 или 30 минут содержит соответственно больший процент внимания (хотя, конечно, чрезмерное количество коротких разделов значительно снижает уровень внимания аудитории). 2.
Те факты, которые по вашему замыслу аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. В частности, особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. (Их можно особо выделять длительной паузой после каждого пункта). 3. Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то, как раз после этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным разбудить интерес аудитории. 4.
Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.
Продолжительность большинства презентаций составляет 10-20 минут, но с учетом ответов на вопросы и утверждения плана действий она может возрастать до 30 минут.
Однако презентация может быть посвящена решению большой проблемы, в этом случае краткая презентация невозможна.
В такой презентации перерыв - важный момент, их может быть даже несколько. Если презентация длится 2-3 часа, то лучше всего делать короткие (10-минутные) перерывы после каждого часа, чем более продолжительные (20-30 минут) через полтора часа.
Кроме того, для планирования времени проведения презентации необходимо учитывать наиболее работоспособные для человека часы в течение дня. Это утреннее время - с 10 до 12 часов и дневное - с 14 до 18 часов.
Распределение Кто должен вести презентацию? Должен ли это быть один человек или ролей несколько? Если аудитория не может понять, почему Петров должен на
этом этапе сменить Иванова, то было бы лучше, чтобы все полностью сделал Иванов; но если слушателям понятно, что сейчас мы вступили в сферу, где у Петрова больше знаний и умений, а то и опыта или авторитета, то это просто чудесно.
Более щекотливым вопросом на больших презентациях, в частности если она запланирована как презентация с одним ведущим, является следующий: "Что случается, если самый старший ведущий и в подметки не годится более молодому члену команды?" Моя личная точка зрения такова, что провести презентацию должен лучший ведущий, но более старший должен начать знакомство кратким вступительным словом и подвести итог кратким отчетом о выполненном. Если презентация важна, то все люди, вносящие в нее значительный вклад, должны иметь дублеров. А главный ведущий в особенности. Роль дублера трудно переоценить. Дублер:
может обеспечить дополнительную проверку всех сценических и визуальных деталей;
может обсудить с ведущим возможности улучшения выступления;
часто предотвращает провал, обнаруживая, что забыто что-то из реквизита или нарушен порядок слайдов.
Сознание того, что он должен будет делать все сам в случае болезни ведущего, обострит наблюдательность и реакцию дублера просто потрясающим образом. (Хитрые ведущие иногда жалуются своим дублерам на сильную головную боль и озноб вечером накануне презентации).
Если вы отвечаете за всю презентацию в целом, и особенно если это большая презентация, то самым неблагоразумным будет делать все одному. Кроме того факта, что вам и так придется делать очень много, есть еще и другая причина. Кто-то должен все время обдумывать, улучшать, оценивать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя. Любой участник презентации будет хотя бы частично озабочен своим собственным выступлением и, более того, его «эго» сделает для него невозможной абсолютную беспристрастность в вопросе, не его ли фрагмент следует опустить в данной презентации.
Так что если вы участвуете в презентации, то вам гораздо труднее проводить результативную критику и давать советы другим, и у вас, и у них будет чувство, что вы критикуете их из зависти. Если это чувство не смягчит вашу критику, то усилит сопротивление партнеров. В любом случае это ухудшит эффективность презентации.
Последний и наиболее важный принцип на всех стадиях планирования: никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Считайте, что они будут нейтральны не заинтересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми или другими. Если вы не потратите свое время и мысли на главную проблему - сохранение их заинтересованности, в противном случае аудитория может заскучать, и вы не достигните поставленных целей.
Конспекты и Другой аспект касается конспектов и визуальных средств,
наглядные материалы которые выступающие будут использовать во время презентации.
Что касается конспектов, то каждый принимает решение самостоятельно. Вариантов их использования очень много: от записанных слово в слово выступлений по каждому этапу до изложения вопроса по памяти без всяких записей. Делая свой индивидуальный выбор, члены группы должны иметь в виду, что хотя презентации руководству носят официальный характер, они не являются таковыми в полной мере, поэтому в любом случае обстановка должна быть как можно менее напряженной.
Должна ли быть у ведущего полная запись текста или он может вести беседу более или менее спонтанно на основе каких-то заметок? Это вопрос, к которому приходится возвращаться снова и снова, причем многие люди дают на него неверный ответ гораздо чаще, чем на любой другой.
Необходимо помнить, что лучшими ведущими являются те люди, которые ведут себя естественно. Они легки, изящны, дружелюбны, забавны и свободны от пут, которые, похоже, приковали остальных к маленьким клочкам бумаги. Хорошие ведущие говорят с нами самым естественным в мире образом, никакого текста - его просто быть не может. Они говорят только для нас и руководствуются нашей реакцией. Подобная беседа не может быть написана заранее.
Тем не менее для большинства подобная ситуация является скорее желанной, чем реальной. Наша речь не настолько красива, наши слова менее крылаты. И даже для тех, кто при случае мог бы осилить эти высоты, существуют три трудности: 1.
Визуальные средства. При использовании их следует точно определить порядок и время их представления. 2.
Время. Если не иметь детального сценария, то либо потребуется больше времени, либо будут опущены важные моменты. 3.
Поиске наилучшего выхода. Если вы согласны с тем, что информация должна быть донесена до аудитории за определенное время, то принимается логика оптимизации. Есть самый лучший порядок изложения этих пунктов. Есть наилучший способ расположить их так, чтобы они были понятны аудитории. Существуют также некие слова и выражения, идеально соответствующие вашим аргументам. Довольно скоро вы обнаружите, что любое действительно спонтанное выступление неосуществимо, так что его желательно написать заранее.
Принимая решение, какие записи и конспекты использовать, членам группы следует помнить, что визуальные средства могут служить хорошей подсказкой. Поэтому многие люди предпочитают краткие записи основных тезисов презентации вместо полного текста выступления, хотя каждый должен решить данный вопрос самостоятельно.
Основные правила формирования речи, которые необходимо учитывать при подготовке презентации: 1.
Не читайте по бумажке. 2.
Используйте разговорную речь, напрямую обращайтесь к аудитории. 3.
Используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный; например, «нам нужна ваша помощь», а не «мы нуждаемся в вашей помощи», а также «каски спасают людям жизнь» вместо «жизни спасаются касками». 4.
Избегайте технических терминов, если не уверены, что аудитория знакома с ними. 5.
Всегда пользуйтесь словами и выражениями, которые вы действительно используете в разговоре. 6.
Беспощадно искореняйте жаргон.
Визуальные материалы
Предпочтительно использовать наглядные, хорошо иллюстрированные материалы, так как лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Обычно мы запоминаем 10 процентов того, что слышим, и 50 процентов того, что видим, поэтому, чем шире группа использует наглядные средства, тем больше вероятности того, что их предложения достигнут цели. Многие группы показывают на презентации все свои листы мозгового штурма, диаграммы причин и следствия или диаграммы шести слов.
Обычно это вызывает большой интерес, потому что присутствующие могут проследить весь процесс рассмотрения проблемы и принятия рекомендуемого решения.
В основе дизайна любого хорошего слайда или плаката, схемы лежит здравый смысл и ясная цель. Чувство цвета линий, композиции, пропорции, способности к образному мышлению и сноровка, знание физиогномики и психологии цвета - замечательно, если вы владеете всем этим, но и без этих качеств вы можете устроить блестящую презентацию. Необходимо учесть только несколько распространенных рекомендаций.
Чтобы разобраться, что мы приобретаем, а в чем проигрываем, используя визуальные средства, определим достоинства и недоставки визуальных средств.
Недостатки: -
их разработка требует много времени и значительных усилий; -
они могут запутать и отвлечь внимание оттого, что собственно нужно разъяснить, на то, как это подано; -
они снижают гибкость презентации; -
они стоят денег; -
если их демонстрация не удастся, то она может полностью провалить презентацию. Достоинства: -
рисунок стоит тысячи слов; -
они могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невозможно передать словами; -
они экономят время; -
они вызывают интерес; -
они разнообразят презентацию; -
они усиливают воздействие выступления; -
они долго остаются в памяти, в то время как слова забываются. Сформулируем основные рекомендации к подготовке визуальных вспомогательных средств: -
визуальные средства должны быть необходимыми и действительно визуальными; -
обдумывая материалы для презентации, просмотрите еще раз текст, найдите моменты, когда визуальные средства могли бы помочь прояснить сложную идею или рассказать о запутанном процессе; -
не размещайте на визуальных материалах только слова, их может сказать и ведущий; -
никогда не помещайте на визуальных материалов много слов; -
материал, предназначенный для демонстрации, не должен быть самообъясняющим; часто он оказывается более эффективным именно тогда, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий его не прокомментирует; -
текст на визуальных материалах не должен быть слишком мелким; -
не располагайте слова на материалах под различными углами. Писать слова следует всегда горизонтально, а также связывать их с объектом, который они определяют, четкой линией, стрелкой или с помощью выделения тем же цветом; -
аккуратно используйте цветовую гамму для фона - лучше всего светлый или белый. Более ярким, насыщенным цветом выделяйте ряды диаграмм и другие графические объекты; -
воспроизводите печатные иллюстрации в крайне упрощенной форме (не перегружайте материал информацией) - ничего не усложняйте; -
тщательно продумывайте использование схем и диаграмм для иллюстрации той информации, на которую хотите обратить внимание (Например: круговые диаграммы - простой способ показать, какая доля от общего количества идет на каждое из направлений. Столбчатые схемы и гистограммы мгновенно показывают соотношения размеров. Графики хороши, когда надо показать тенденции и меняющиеся соотношения); -
не перегружайте схемы и диаграммы дополнительными данными, фактами, текстом.
В качестве визуальных средств на презентации могут быть использованы плакаты, схемы, слайды, эпидиапроектор. Перечислим основные рекомендации по использованию визуальных средств на презентации.
Эти заранее подготовленные визуальные средства очень полезны, но используются недостаточно.
Часто главный промах изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Оно должно быть отчетливым и простым.
Очень хороши (и недостаточно используются) эскизы и карикатуры,
иллюстрирующие абстрактные понятия типа «рассеянность» (человек, читающий газету в то время, как он почти попал в какой-то лаз) или "точность" (стрела, попавшая в «яблочко»).
Аудиторию может отвлекать оставшийся после демонстрации плакат,
но если вы каждый раз будете складывать его обратно в папку, то во второй раз вы его можете не найти. Решение проблемы в том, чтобы после каждой иллюстрации или серии иллюстраций вложить закладку (она не обязательно должна быть белой, на ней может быть символ, девиз компании или просто рисунок, имеющий отношение к вашей презентации в целом).
На такой подставке можно заранее расположить листы со схемами, плакаты или большие чистые листы, предварительно скрепив их скотчем так, чтобы можно было легко перелистывать. Схемы оказываются очень полезными, если в вашей презентации предусмотрено участие аудитории: они являются очень эффективным и едва ли не единственным визуальным средством, пригодным для обучения. Тем не менее в наиболее отрепетированных презентациях вы будете уже.заранее знать, какие моменты вы хотите осветить и как вы бы хотели это сделать. В этом случае вы сэкономите немало времени и избежите множества недоразумений, если воспользуетесь готовыми схемами. Но если вы хотите оставить себе возможность для экспромта, который расшевелит аудиторию, то в помощь мы предлагаем ряд приемов.
Цвета выглядят гораздо эффектнее на белой, а не на цветной бумаге. Помните также, что некоторые цвета видны лучше, чем другие. Неплохо, чтобы во время вашей репетиции кто-нибудь стал в глубине комнаты и помог вам выбрать фломастеры, тогда вы будете уверены, что зрителям будет видно все.
Если вы правша, схема должна находиться слева от вас, когда вы стоите лицом к аудитории (тогда в процессе рисования вы заслоняете меньшую часть схемы). Если у вас хватает места, начинайте рисовать, отступив на треть листа и используя только дальние две трети, чтобы заслонять еще меньше.
На схему указывайте левой рукой, чтобы быть лицом к аудитории.
Если вам нужно одновременно говорить и рисовать или писать на схеме, помните, что, когда вы отвернетесь, аудитория будет слышать вас гораздо хуже. Лучше этого избегать.
Чтобы вам не нужно было совмещать рисование с речью, постарайтесь спланировать демонстрацию схемы так, чтобы вам никогда не приходилось
делать это больше, чем в течение нескольких секунд. Гораздо лучше будет прерваться на одно-два предложения.
Поскольку вы не можете стереть написанное, нужно все время как-то избавляться от использованного листа. Если листы складывать на верх стенда, то вполне вероятно, что вскоре они начнут падать вам на голову. Единственным спасением здесь будет обзавестись мощным зажимом, с помощью которого вам удастся удерживать их сзади. Если листы с перфорацией, и вы будете отрывать и отбрасывать их, то листов эдак после шести сцена будет выглядеть просто нелепо, к тому же это создаст затруднения тем, кто выступает за вами. Или, может, вы опуститесь на четвереньки и подберете упавшие листы? Рекомендую поставить около стенда порядочного размера коробку. Но в любом случае мораль ясна: все следует хорошенько отрепетировать.
Отличных ровных линий, окружностей и т. п. можно добиться, нарисовав их под линейку карандашом перед презентацией, а затем только обводя фломастером по карандашной линии. Публика не заметит обмана и решит, что вы второй Леонардо да Винчи.
Держите в кармане запасную ручку.
Проверьте, хорошо ли крепятся схемы (мне было бы неловко говорить о столь элементарных вещах, если бы не приходилось быть свидетелем последствий пренебрежения такими мелочами).
Эпидиапроектор
Равно как и слайды, ЭДП является тем визуальным средством, которым очень легко злоупотребить. Следует запомнить следующее:
Не включайте прибор, пока не разместите рисунок, и выключайте его перед тем, как менять изображение.
Тщательно все отрепетируйте, чтобы точно знать, куда протягивать руку за новым рисунком и куда складывать их после демонстрации.
Убедитесь, что вы поместили ЭДП на сцене таким образом, что его не нужно будет никуда передвигать, пока последний выступающий не закончит с ним работать, иначе вы рискуете потерять интерес слушателей и собственное время, каждый раз настраивая аппарат. В связи с этим еще до начала презентации вы должны убедиться, что он не является постоянной помехой для глаз и не заслоняет аудитории ведущего, сцену или что-то еще.
Репетируйте, пока не убедитесь, что все в порядке. В первое время, когда вы включаете его, можно позволить себе беглый взгляд, чтобы убедиться, что все в порядке, но избегайте нервно поглядывать на него всякий раз, когда меняете изображение. Вы должны быть хорошо знакомы с оборудованием, чтобы уверенно им пользоваться.
Убедитесь, что освещение во время презентации будет не слишком яркое, иначе изображение на экране будет бледным. Репетиция на месте проведения будущей презентации все покажет; если же провести ее там не удается, вы можете либо снизить уровень освещения на сцене, либо договориться, что кто-то выключит свет, пока используется эпидиапроектор. В последнем случае вам необходимо позаботиться, что какой-то свет на ведущего все же будет направлен.
Если вы пользуетесь указкой, то никогда не допускайте, чтобы ее кончик бродил по экрану. Укажите на нужное место, ненадолго ее там задержите, а затем уберите.
Не пытайтесь использовать указку как щегольскую тросточку, маршальский жезл, деревяшку для почесывания спины или как зубочистку.
