Спросите своего бухгалтера – надо ли заполнять форму 1 НДФЛ. Если у вас работает молодой специалист, то он и не слышал про такую. Если же бухгалтер у вас опытный, то вам расскажут, что раньше требовалось заполнять карточки по форме 1 НДФЛ на всех своих сотрудников. Эта статья разъяснит вам, что такое форма 1 НДФЛ и что теперь заполняется вместо нее.
Все индивидуальные предприниматели, принимая на работу сотрудников, становятся налоговыми агентами, перечисляя за работников налоги в бюджеты различных уровней и внебюджетные фонды. Поэтому работодатель обязан вести всю документацию, связанную с этим процессом. Одной из форм отчетности являются декларации по форме НДФЛ. Среди них и учетная карточка, то есть форма 1 НДФЛ.
Итак, 1 НДФЛ – это форма карточки, в которой отражаются доходы налогоплательщика, все налоги, которые он уплачивает. Этот документ был введен в 2003 году призом Министерства Налоговой службы и являлся одним из основных документов всего налогового учета. Эта форма работала 8 лет и с 1 января 2011 года была ликвидирована. На сегодняшний день индивидуальные предприниматели не обязаны ее заполнять. Вместо нее в обязанности работодателя вменено заполнение регистра по учету НДФЛ, а который вносятся те же самое данные о работнике, порядок заполнения также идентичен.
Но вот какая интересная ситуация: налоговый регистр должен разрабатываться предпринимателем, то есть налоговым агентом, самостоятельно. И подоходный налог в этом регистре должен рассчитываться самостоятельно. Все эти функции обязаны выполнять и крупные организации, то есть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также нотариусы, работающие в частном порядке, и иностранные организации, открывшие свои представительства в России.
В налоговом регистре, согласно Налоговому Кодексу, должна быть указана следующая информация. Это все личные данные сотрудника, которые позволяют его идентифицировать, это статус работника, как налогоплательщика, все суммы его доходов, виды доходов с указанием кодов, действующих на сегодняшний день, налогов, которые были удержаны с сотрудника, и их актуальные коды. К этой информации добавляются даты выплаты доходов и вычетов налогов, а также даты перечисления сумм налогов в бюджеты РФ. Рядом с каждой записью о перечислении налога необходимо проставить наименование платежного документа, его реквизиты, все это производится для подтверждения фактов перечисления средств.
Некоторые предприниматели практикуют ведение общего регистра, одного на всех сотрудников. В компаниях, где работает немного специалистов, это весьма удобно. Но правильность заполнения в соответствии с законом предусматривает ведение регистра на каждого отдельного сотрудника. Поэтому лучше всего потратить бухгалтеру на пару часов больше времени, но сделать правильный регистр и заполнять его так, как требует закон.
Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.
Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.
Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.
Для того, чтобы составить грамотный регистр, необходимо скачать бланк формы 1 НДФЛ, и к нему уже прибавить свои пункты. Заполнение карточки довольно простое, оно осуществляется на каждого сотрудника в отдельности. В форму вносятся все доходы, кроме тех, которые не облагаются налогами. Это социальные пособия, материальная помощь, если она меньше 4 тысяч рублей. Также не вносятся в регистр следующие виды доходов: пособие по беременности и родам, единоразовое пособие беременным при ранней постановке на учет в медицинском учреждении, пособие при рождении ребенка или при усыновлении. Также в этот список входит пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и пособие по безработице.
Первый пункт документа — сведения о налоговом агенте (источнике доходов). Здесь надо будет указать ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента — индивидуального предпринимателя), а также код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете, наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента и код ОКАТО. Все эти данные всегда есть в бухгалтерии, с их заполнением проблем не будет.
Далее, во втором пункте , следует указать сведения о налогоплательщике (получателе доходов). Это ИНН и номер пенсионного страхового свидетельства, фамилия, имя и отчество сотрудника, вид документа, удостоверяющего личность. Если этот документ – паспорт, то надо указать код, серию и номер, дату рождения (число, месяц, год), гражданство с кодом страны, адрес постоянного места жительства, включая код страны, субъект Российской Федерации, область, край, округ, город, улица, дом, корпус, квартира. Далее надо указать, является ли налогоплательщик резидентом РФ, и заявлены ли налоговые вычеты.
В третьем пункте проводится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%). Указание налоговых вычетов производится с одновременным описанием реквизитов документов, которые стали основой для начисления вычетов. Также надо будет подробно сделать расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), расчет налога с доходов, облагаемых по ставке 35%.
В следующих пунктах должны быть указаны следующие данные: общая сумма налога по итогам налогового периода, сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами, результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды. И в завершении указываются сведения о представлении справок, предоставленных налогоплательщику.
Все эти данные переносятся их карточки в новую учетную форму – регистр, и подаются в форме отчета в налоговую инспекцию. Если у вас возникли вопросы, то лучше всего проконсультироваться в налоговой инспекции по месту пребывания и регистрации ИП.
Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.
Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров . Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.
Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:
Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.
Справки интегрированы в программу 1С. в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.
Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина . Она переходит на так называемых .
Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.
Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий , которые не отличаются сложностью.
В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:
Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.
Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:
Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:
Код страны регистрации понадобится, если работник не является . Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.
Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.
Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:
Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.
В четвёртом разделе
описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.
Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе .
Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.
Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.
Что касается восьмой части , то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.
Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:
Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:
Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.
Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.
В разделах с третьего по девятый допустимо исправление ошибок только в том случае, если компания прекращает свою деятельность, проходит процедуру ликвидации.
Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.
Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.
Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом . Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.
При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.
Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.
Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.
Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.
Есть несколько советов
, которые облегчают работу с доходами.
В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те , которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.
В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для , ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).
Что касается единой материальной помощи, то в справку включаются только те выплаты, которые должны облагаться НДФЛ, согласно действующему закону. Не стоит вообще отражать в карточке перечисления, которые полностью освобождены от налогов.
В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.
Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.
Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.
Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.
В данной статье мы рассмотрим: Форма НДФЛ-1. Узнаем, когда и кто заполняет форму. Разберем пошаговую инструкцию по заполнению. Ответим на вопросы.
Бланк 1-НДФЛ используется для записи данных о работнике, его доходе, предоставленных льготах, исчисленном налоге. Основное назначение формы – получить информацию о начислении и уплате НДФЛ по каждому работнику. Бланк утвержден приказом МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:
Бланк должен содержать информацию о данных, позволяющих определить верность исчисления базы, налога, применения льгот, перечислений в бюджет по каждому работнику.
| Сведения | Описание данных |
| Данные предприятия, исчисляющего налог с доходов | Указываются реквизиты налогового агента |
| Данные сотрудника | Вносятся личные сведения работника и его статус как резидента |
| Вознаграждения работника | Указываются сведения о доходах, полученных при исполнении трудового договора в денежной или натуральной форме, а также при возникновении материальной выгоды из условий деятельности |
| Налоговые льготы | Записываются данные вычетов, предоставленных на основании права, возникшего у работника |
| НДФЛ | Вносятся показатели исчисленного и уплаченного налога с доходов физических лиц, даты проведения операций |
В форме отражаются суммы, составляющие налоговую базу по НДФЛ. Формирование данных производится по каждой ставке налогообложения, установленных в зависимости от видов доходов и принадлежности сотрудника к резидентам. Отражение информации в 1-НДФЛ производится сразу после закрытия месяца, начисления всех доходов, облагаемых налогом. Учет производится в разрезе каждого работника. Данные налогового регистра должны совпадать с информацией по справке 2-НДФЛ, формируемой по итогам года. Вы можете ознакомиться с .
Учет информации ведется по начисленным показателям, за исключением дивидендов, сведения о которых и обязанность по их обложению возникает только при фактической выплате.
Работник Т. ОАО «Престиж» является одновременно акционером общества. По итогам года работнику произведена выплата дивидендов в размере 26 000 рублей. В налоговом регистре производятся записи:
В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:
Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.
Пример записи о выданных работнику подарка
Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:
В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.
Карточки 1-НДФЛ являются внутренними документами предприятия. Форма заполняется за календарный год накопительным итогом по каждому сотруднику и хранится в организации вместе с другими налоговыми регистрами. Документ представляется налоговой инспекции для контроля в период проведения проверки.
Отдельно подавать в ИФНС документ не требуется, за исключением необходимости возврата излишне уплаченного налоговым агентом суммы. Согласно абз. 8 п.1 ст. 231 НК РФ при обращении в ИФНС агент представляет выписку из налогового регистра и документы, указывающие на переплату налога. Излишне внесенные суммы могут быть возвращены предприятию или зачтены в счет уплаты одноименного бюджета по заявлению.
Требование по ведению 1-НДФЛ на бумажном носителе с подписью ответственного лица не установлено. Допускается ведение учета в электронном виде без удостоверения ЭЦП. Хранение документа производится в течение 4 лет, установленных для архивации документов, предназначенных для подтверждения верности исчисления налогов. Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует.
По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия. По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются.
Ведение документа осуществляется работниками бухгалтерии или другими лицами, в чьи обязанности входит начисление оплаты труда. При формировании данных используются специализированные программы. Данные ведомостей начисления используются только после закрытия месяца во избежание возникновения ошибок. При автоматическом заполнении документа и исправлении показателей ведомостей первоначальные данные изменяются программой без участия ответственного лица.
Бланк содержит несколько разделов для внесения информации по разным видам назначения.
| Раздел | Содержание | Состав сведений |
| 1 | Информация о предприятии, налоговом агенте | Наименование предприятия, ОКТМО, ИНН, КПП, регистрационный номер, контактный телефон, код ИФНС |
| 2 | Сведения о работнике | Ф.И.О., ИНН при его наличии, номер СНИЛС, паспортные данные, место фактического проживания, статус резидента, наличие заявленных вычетов |
| 3 | Расчет базы для налогообложения | Раздел посвящен показателям налоговой базы. Данные о начисленном доходе отражаются с разбивкой по месяцам |
| 4 | Информация о полученных дивидендах | Сведения раздела содержат выплаченные дивиденды, размер налога, а также задолженность по уплате |
| 5 | Сведения о налогообложении по ставке 35% | Раздел содержит данные о налоговой базе, вычетах, налоге и долгах лица |
| 6 | Общая сумма налогообложения | Сведения отражают итоговую величину исчисленного, удержанного налога по всем ставкам с разбивкой по показателям, а также задолженность лица |
| 7 | Доходы, облагаемые ИФНС | Раздел заполняется по необходимости |
| 8 | Пересчет показателей | Включаются данные по ошибкам предыдущих периодов, требующих пересчета базы или налога |
| 9 | Сведения о предоставленных справках | Содержится информация о справках, выданных ИФНС и налогоплательщику, данные о лице |
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
Вопрос № 1 . Нужно ли в карточке регистра по НДФЛ отражать доходы, полученные по совместительству на другом предприятии?
Ответ: В 1-НДФЛ указываются только заработок, полученный у одного работодателя. Размер дополнительных доходов в регистре не отражаются.
Вопрос № 2 . Нужно ли в 1-НДФЛ указывать величины дохода и предоставленного вычета предыдущей работы, если работник принят в течение года?
Ответ: В карточке работника содержаться данные о величине заработка и вычете другого работодателя, полученные в течение года. Карточка 1-НДФЛ должна быть дополнена соответствующей таблицей.
Вопрос № 3 . Как производится формирование регистра по НДФЛ при наличии в организации обособленных подразделений?
Ответ: Формирование документов 1-НДФЛ производится в каждом подразделении отдельно.
Вопрос № 4 . Как внести в карточку необходимость пересчета НДФЛ работника, сменившего статус нерезидента на резидента?
Ответ: Излишне удержанный в результате пересчета налог указывается как переплата.
Звонок в один клик
Налоговые агенты, которые выплачивают своим работникам зарплату, что числится как доход гражданина, в обязательном порядке ведут налоговые карточки - регистры, рассчитанные на каждого отдельно взятого рабочего. Именно в них вносятся сведения о начисленных и удержанных денежных средствах, а также применении налогового вычета по НДФЛ - НК, статья №230, пункт 1.
18.11.2016Ранее сведения из таких налоговых карточек вносились только в справки по форме 2-НДФЛ, но в соответствии с последними изменениями они необходимы еще и для отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому специалисты рекомендуют пересмотреть все налоговые регистры, которые велись раньше, а если такого учета не было, то его нужно ввести в обязательном порядке. Как это сделать правильно и без ошибок, мы расскажем в данной статье.
Налоговая карточка для учета НДФЛ и ее форма
Официально утвержденной формы для учетных налоговых карточек нет. Ее следует выбрать самостоятельно, и обязательно утвердить в учетной политике компании. При этом в документации указываются все необходимые данные для расчетов по НДФЛ, которые приведены в НК - статья № 230, пункт 1. Также туда вписываются и сведения, что будут нужны в документе 6-НДФЛ.
На данный момент существует типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ:
Информационная таблица: данные для налоговой карточки по учету НДФЛ
|
Название графы для заполнения |
Обязательные сведения для заполнения |
|
|
«Сведения о получателе дохода» |
ФИО рабочего; дата рождения; гражданство; паспортные данные (либо другого документа, удостоверяющего личность рабочего); адрес по месту прописки или проживания (для рабочих-иностранцев) |
|
|
«Статус налогоплательщика» |
налоговый статус на начало отчетного годового периода, то есть резидент - нерезидент (в случае смены статуса эта информация вносится в налоговую карточку) |
|
|
«Виды и суммы доходов» |
за каждый месячный период в зависимости от кода; с указанием дат их получения по факту |
|
|
«Виды и суммы вычетов» |
суммы вычетов - стандартного, социального, имущественного типа, что предоставлялись рабочему за каждый месячный отчетный период; кодировка в соответствии с этими вычетами; реквизиты, что должны подтвердить вычеты социального и имущественного типа (данные берутся из уведомлений, присылаемых налоговой службой). |
|
|
«Суммы НДФЛ для бюджета - исчисленного, удержанного, перечисленного» |
цифровые показатели сумм по каждой выплате в бюджет (налога как исчисленного, так удержанного и уплаченного); даты удержания/перечисления налога (по факту); номер платежного документа; крайний срок уплаты налога (он должен соответствовать НК нашего государства); также должна быть отметка о том, что налог не был удержан, либо были произведены излишние удержание или возвращение рабочему. |
|
|
«Авансовые платежи фиксированного типа» |
отметьте трудящихся-иностранцев, что работают на патенте; цифровые показатели сумм, зачтенных и уплаченных в счет исчисленного НДФЛ; авансовые суммы на завершение отчетного месячного периода. |
Кодировка по НДФЛ для доходов/вычетов есть в приложениях № 1 и 2 к приказу № ММВ-7-11/387@ ФНС России (от 10.09.2015 г.).
Специалисты рекомендуют обратить внимание на следующий нюанс: в форму карточки можно добавлять дополнительные графы для внесения нужных сведений. Это может касаться количества трудовых дней рабочего, в том случае, когда он не выступает в качестве налогового резидента и в нашем государстве бывает наездами. Благодаря такому учету, можно следить за изменениями налогового статуса конкретного рабочего.
Нужно ли налоговые карточки для учета НДФЛ заводить каждый год новые?
Каждый новый отчетный годовой период должны заводиться новые налоговые карточки для учета НДФЛ рабочих. То есть те карточки, что велись в текущем 2016 году, должны подшиваться к другой документации за этот же год. А с 2017 года начинают вестись новые регистры на каждого рабочего отдельно. Если же ранее компании вообще не занималась подобным учетом, то его следует ввести в обязательном порядке. Это необходимо, чтобы предоставить данную информацию в налоговую службу по первому требованию.
Такое обязательное ведение карточек для налоговой службы по учету НДФЛ должно вестись на протяжении одного отчетного периода, а это один год по календарю - статья 216 НК РФ. В связи с этим доходы рабочего за прошедший отчетный год не могут быть учтены в будущем отчетном годовом периоде. Тем более, что для отчетной документации по форме 6-НДФЛ необходимы данные, начиная с момента наступления отчетного периода с нарастающим итогом до момента его завершения.
Следует обратить внимание: налоговые карточки должны содержать сведения по каждому месяцу с итоговыми расчетами по всему году. Хотя сам отчетный документ по форме 6-НДФЛ сдается каждый квартал. В связи с этим специалисты рекомендуют подводить промежуточные итоговые расчеты в карточках по каждому отдельно взятому кварталу. Это будет полезно для отчетных документов по ключевым моментам - I квартал, I полугодие, 9 месяцев.
В налоговых карточках нужно записывать данные о доходах физлиц по факту их получения с указанием конкретной даты. Но не всегда дата реальной выплаты совпадает с расчетами по НДФЛ. Поэтому при внесении сведений учитывают, в первую очередь, нормативы НК - статья №223, а не расчеты с рабочим по факту.
Информационная таблица: о полученном доходе рабочего (для расчета НДФЛ)
|
Получаемый доход |
Дата получения дохода по факту (НК, статья №223) |
Крайний срок внесения НДФЛ в госбюджет (НК, статья №226, пункт 6) |
|
|
Заработная плата |
Последний день в том месяце, за который данная выплата начислялась |
Тот день, что идет после дня полной выплаты денежных средств за отчетный месячный период (иногда практикуется выплата зарплаты в два этапа) |
|
|
Выплаты за отпуск или отпускные |
День непосредственной выплаты денежных средств |
Последний день того месячного периода, когда производилась выплата |
|
|
Пособия по нетрудоспособности временного характера |
|||
|
Матпомощь (а также другие возможные выплаты денежных средств) |
День, что идет после того дня, когда данная выплата производилась |
||
|
Подарки различного вида: Как имущество, Как доход в натуральной форме |
День непосредственной передачи имущества (по факту) |
День, который следует после дня выплаты ближайшего дохода (но только в денежной форме) |
|
|
Суточные для командированных рабочих, выплаченные сверх нормативов |
Последний день месячного периода, когда утверждался авансовый отчет по данной командировке |
||
|
Выгода материального характера от экономических операций на процентах от заемных средств |
Последний день каждого месячного периода, во время которого рабочий использовал заемные средства |
В пункте 7 данной таблицы указывается, что должно производиться удержание НДФЛ с рабочего, если он получал материальную выгоду от беспроцентного займа, выданного компанией под ставку до 7,33% годовых - НК РФ, статья № 212, пункт 2, подпункт 1, Указание № 3894-У Банка России от 11.12.2015 г.
Обратите внимание на следующий нюанс: в карточку по учету НДФЛ должна вноситься та сумма прибыли рабочего, что начисляется фактически по документам, а не полученная им на руки. Она не уменьшается на НДФЛ, потому что в отчете 6-НДФЛ показываются начисленные денежные средства для отдельно взятого рабочего.
Правильно ли записывать в разные разделы доходы, которые облагаются по разным ставкам?
Та прибыль, что рабочие, которые выступают резидентами нашего государства, получают благодаря своей работе в компании, в обязательном порядке облагается следующей процентной ставкой - 13% (это прописано в НК РФ - статья №224, пункт 1). К такой прибыли обычно относят:
премиальные;
больничные;
отпускные;
командировочные и т.д.
Они вписываются в налоговую карточку, но в зависимости от процентных ставок, это следует делать в разных разделах, которые можно добавлять на свое усмотрение. Так, в первом разделе будут записываться все доходы со ставкой в 13%, а во второй раздел - со ставкой в 35%.
Представляем для ознакомления фрагмент заполненной налоговой карточки для НДФЛ со стандартной ставкой в 13%.
Если рабочий не имеет статуса налогового резидента, то есть является нерезидентом, то следует добавить дополнительный раздел для дохода, что облагается 30%.
Различные страницы нужны для фиксирования по разным налоговым ставкам для упрощения процедуры начисления НДФЛ. Это также помогает заполнять отчетную документацию по форме 6-НДФЛ, для этого есть два отдельных раздела - первый и второй.
Обратите внимание на важный момент, он касается выплаты дивидендов - они облагаются по ставке в 13% - НК РФ, статья № 224, пункт 1. Но в налоговой карточке для удобства их следует вносить в специальный раздел с данными о дивидендах, полученных рабочим от своей компании. В 6-НДФЛ цифровые показатели этих сумм вписываются в разные строки.
Как в налоговой карточке записываются доходы необлагаемого и частично облагаемого характера (первый уровень)?
В том случае, когда рабочий получил доход, который не облагается НДФЛ (это может быть матпомощь по уходу за малышом), то в карточку эта информация не вносится - НК РФ, статья № 217, пункт 1. Это связано с тем, что на расчет данного налога эти цифры не окажут никакого влияния - письмо № 03-04-06/8-118 Минфина России.
В том случае, когда получаемый рабочим доход должен облагаться НДФЛ только частично, то он должен записываться в карточку в полном объеме. Рассмотрим это на конкретном примере: рабочий получил от своей компании подарок стоимостью более 4 тысяч рублей, а налог надо начислять с суммы дохода свыше этой суммы - НК РФ, статья № 217, пункт 28. Значит, в карточку нужно внести отдельно полную стоимость подарка и вычет в размере 4 тысяч рублей.
Предлагаем для ознакомления фрагмент из налоговой карточки с отражением этой операции:
Специалисты обращают внимание на следующий ключевой момент: в налоговую карточку вносятся суммы доходов от подарков (либо матпомощи различных видов), что не превышает 4 тысяч рублей. Но данный доход может не равняться вычету, так как необлагаемый предел определяется по нарастающему итогу с начала отчетного годового периода - НК РФ, статья №217, пункт 28. Если в карточку не вписывать подобный доход до 4 тысячи рублей, то можно не заметить момента лимитирования для начисления НДФЛ.
Как правильно учитываются вычеты различных типов - стандартного, социального и имущественного?
При предоставлении рабочему вычета на его детей, имущественного или социального вычета, их следует вносить в разные разделы карточки по учету НДФЛ. Это необходимо для удобства в вычислении определенной суммы конкретного вычета, для отражения в отчетной документации по данному налогу. Это поможет отслеживать все использования вычетов социального и имущественного типа.
Если происходит фиксация сведений по вычетам социального и имущественного типа в налоговую карточку, то нужно обязательно вписывать и все реквизиты уведомлений, которые рабочий получал от налоговой службы. Но при этом для каждого годового отчета нужны новые уведомления, так как по прошедшим отчетным периодам вычет не положен.
Обратите внимание: в 2017 году для стандартных вычетов на детей должна предоставляться информация по доходам не более 350 тысяч рублей - НК РФ, статья №218, пункт 1.
Как правильно указывать в налоговой карточке НДФЛ для бюджета - исчисленный, удержанный, перечисленный?
В налоговой карточке по НДФЛ следует записывать отдельно цифровой показатель суммы данного налога по каждому из видов доходов:
Исчисленную.
Удержанную.
Перечисленную в госбюджет.
При внесении каждого показателя рядом проставляются соответствующие даты:
для исчисленного налога - день, когда была начислена соответствующая сумма прибыли;
для удержанного налога - день, когда произошла выплата денежных средств по «минусу» НДФЛ;
для перечисленного в бюджет - дата, проставленная в платежном поручении (не нужно забывать о внесении его основных реквизитов).
Также правильным будет добавление в налоговую карточку отдельной графы для указания крайнего срока уплаты НДФЛ в бюджет (эти сведения понадобятся для заполнения 6-НДФЛ).
Сроки уплаты этого налога можно узнать из НК РФ - статья № 226.
Отметьте важный нюанс: при выдаче рабочему дохода в виде натурального продукта, удержание НДФЛ возможно только из денежного дохода в самое ближайшее время. Значит, датой, проставленной в налоговой карточке, будет тот день, когда рабочий получит деньги на руки. Ключевой момент: за один раз можно удерживать только 50% от всей суммы выплаты - НК РФ, статья № 226, пункт 4.
Ирина
Добрый день.
Подскажите пожлста, чем утвержден "существующий типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ"?
Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов. Пример записи о выданных работнику подарка Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:
В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета. Пользователи информации карточки НДФЛ-1 Карточки 1-НДФЛ являются внутренними документами предприятия. Форма заполняется за календарный год накопительным итогом по каждому сотруднику и хранится в организации вместе с другими налоговыми регистрами.
Обязательная информация в составе данных формы Бланк должен содержать информацию о данных, позволяющих определить верность исчисления базы, налога, применения льгот, перечислений в бюджет по каждому работнику. Сведения Описание данных Данные предприятия, исчисляющего налог с доходов Указываются реквизиты налогового агента Данные сотрудника Вносятся личные сведения работника и его статус как резидента Вознаграждения работника Указываются сведения о доходах, полученных при исполнении трудового договора в денежной или натуральной форме, а также при возникновении материальной выгоды из условий деятельности Налоговые льготы Записываются данные вычетов, предоставленных на основании права, возникшего у работника НДФЛ Вносятся показатели исчисленного и уплаченного налога с доходов физических лиц, даты проведения операций В форме отражаются суммы, составляющие налоговую базу по НДФЛ.
Внимание
Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует. По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия.
Важно
По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются. Как заполняется карточка НДФЛ-1 Ведение документа осуществляется работниками бухгалтерии или другими лицами, в чьи обязанности входит начисление оплаты труда.
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Подробнее о правильном определении статуса см.
Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел. Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком.
Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно. Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Такой подход обеспечивает одновременность ведения налогового и бухгалтерского учета в компании и исключает возможность расхождения сведений. Процесс составления 1-НДФЛ сводится к следующему:
Состав документа (бланк) Бланк 1-НДФЛ 2018 года прилагается к данной статье.
Инфо
Именно они и находят отражение в этой части документа. Раздел 6 – итоговые сведения по налогам В этой части приводится сводная информация по начисленному и уплаченному в казну налогу по ставкам 13%, 30%, 9% и 35%. Итоги подводятся по данным на конец месяца. Раздел 7 – итоговые сведения по доходам В седьмом разделе указываются суммарные доходы каждого физического лица, а также суммарная величина налогов по каждому работнику.
Здесь же указываются и налоговые вычеты. В конце раздела устанавливается итоговая сумма. Раздел 8 – перерасчеты Эта часть создана специально для корректировки ошибок, допущенных в предыдущем налоговом периоде. Здесь приводятся перерасчеты, после чего делается доплата или формируется запрос в ИФНС на возврат части уплаченного ранее НДФЛ.
Раздел 9 – 2-НДФЛ Здесь прописываются итоговые сведения из справки 2-НДФЛ, а также ее реквизиты и дата выдачи.
При автоматическом заполнении документа и исправлении показателей ведомостей первоначальные данные изменяются программой без участия ответственного лица. При ручном заполнении бланка в случае исправления данных ведомостей в документе производится корректировка. Неверные данные перечеркивают таким образом, чтобы исправленный текст был читаем. На свободном месте сверху или рядом с текстом производится верная запись с указанием лица, заверяющего исправление. Читайте также статью: → «Порядок исчисления и уплаты НДФЛ в 2018» Пошаговая инструкция заполнения формы 1-НДФЛ Бланк содержит несколько разделов для внесения информации по разным видам назначения.
Этот документ относится к первичной налоговой документации, поэтому её ведение носит обязательный характер: заполнение бланка осуществляется ежемесячно после производства денежных выплат и удержания с них сумм подоходного налога. Основанием для заполнения служат договорные отношения между работодателем и физическим лицом. Отметим, что карточку требуется заполнять и в случае, если сторонами трудовых отношений заключен гражданско-правовой договор.
К содержанию Как заполнять 1-НДФЛ? Бланк 1-НДФЛ имеет утвержденную форму, а порядок её заполнения регламентирован соответствующими нормативными документами ФНС России. Карточка заполняется на каждое физическое лицо, получившее от работодателя в отчетном периоде денежные выплаты, в том числе и те, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты.
В случае отсутствия поле следует оставить пустым; Паспортные данные; Дата рождения; Адрес проживания; Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент, 3 - высококвалифицированный иностранец). Третий раздел: Доход, облагаемый по ставке 13 % с предыдущего места работы, если имеется; Основание для предоставления стандартных вычетов (заявление на вычет); Для имущественного вычета необходимо указать реквизиты документа (обычно это справка с налоговой инспекции, в которой указаны код ИФНС, дата выдачи, номер справки или уведомления). Далее за каждый месяц заполняется табличная часть. Заполним на основании имеющихся данных.
Предположим, что сотрудник полностью отработал три месяца, без отпуска и больничных листов. Тогда за каждый месяц проставляем полную заработную плату за месяц в размере 50000 рублей. Это оплата по трудовому договору, поэтому код дохода 2000.
НДФЛ. Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Утверждена приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Налоговая карточка 1-НДФЛ является первичным документом налогового учета. Ее обязаны составлять налоговые агенты российские организации, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, являющиеся источником дохода физических лиц. Ведение карточки осуществляется ежемесячно с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35%, исходя из начисленного налогоплательщику дохода. Карточка 1-НДФЛ заполняется в случае начисления и выплаты соответствующих доходов как во исполнение трудовых соглашений (контрактов), так и гражданско-правовых договоров (отношений), возникающих между налоговыми агентами и физическими лицами.
