Персональная надбавка (ПН ) – дополнительная выплата стимулирующего характера конкретному работнику. Подобное материальное поощрение входит в систему оплаты труда, но не является при этом обязательным. Вопросы по части персональных прибавок должны быть урегулированы в организации на локальном уровне (ст. 135 ТК РФ). Система заработной платы в организации, включая всевозможные выплаты, закрепляется:
Стимулирующая выплата может устанавливаться и работающему человеку в индивидуальном порядке при наличии определенных условий.
Таким образом, назначаются ПН к окладу штатникам, которые работают по трудовому договору (включая срочный), а также при совместительстве. Чаще всего такая прибавка назначается как поощрение за высокие показатели в труде, при успешном выполнении критериев эффективности в работе.
Решение по персональным выплатам принимает наниматель лично исходя из представления начальника отдела.
Нередко правом принимать подобные решения наделяются финансовый директор, главный бухгалтер, иное правомочное лицо. Во время отсутствия генерального директора (отпуска) все вопросы решает его заместитель. Тогда соответствующее ходатайство начальник отдела представляет кому-нибудь из них. Во всех случаях решение должно быть обоснованным и правомерным. Наниматель не обязан отчитываться перед работниками о суммах поощрительных надбавок, но извещать о прекращении таких выплат должен.
Установка, отмена стимулирующей надбавки или изменение ее величины по решению нанимателя (полномочного лица) оформляется соответствующим приказом. Основанием для его издания в большинстве своем является служебная записка от руководителя отдела. Именно посредством этого внутреннего документа руководитель просит установить, продлить, отменить, увеличить или снизить персональные выплаты конкретному работнику.
Приказ о назначении (продлении, изменении размера) надбавки составляется в свободной форме. Тем не менее содержание такого документа должно соответствовать ряду требований.
| Структура приказа о назначении персональной надбавки | Что включает? |
| Вводная часть | Номер, дата издания, название приказа; мотивация решения, отражение его финансовой целесообразности |
| Основная часть | Указываются: установленный размер персональной прибавки (измененная ее величина), срок действия выплаты; обязанность бухгалтерии произвести расчет зарплаты с учетом прибавки; ответственный за исполнение приказа; необходимость ознакомить работника с приказом |
| Завершающая часть | Включает ссылку на основание для принятия решения; подпись генерального директора |
Заработная плата руководящего состава (в том числе генерального директора), как и любого рядового сотрудника, включает:
Установка, величина, порядок исчисления надбавок руководящего состава и всех сотрудников, регулируются внутренними нормативными актами, фиксируются в трудовом договоре либо дополнительном соглашении к нему. При этом оценка продуктивности и добросовестности генерального директора производится с учетом итогов деятельности всего учреждения.
Так, к примеру, в Положении об оплате труда может указываться, что должностной оклад директора определяется заключенным с ним трудовым договором и вышестоящей организацией или самостоятельно учреждением, где он работает. Стимулирующие надбавки, их уровень, порядок расчета тоже формируются вышестоящей организацией и отражаются в дополнительном соглашении.
Правовую основу для определения величины должностного оклада руководителя представляет Приказ Минздравсоцразвития РФ N 167н от 8.04.2008 с изменениями от 24.10.2008 (Приказ N 589н).
Калькуляция персонального поощрения производится с учетом отработанного времени. При его расчете не засчитываются:
Величина стимулирующих выплат зависит от имеющегося поощрительного финансового фонда в подразделении (отделе) и личного вклада работника. Величина установленной надбавки, как и сам факт ее назначения, должна быть финансово обоснованной и законной. Ее максимальная величина обычно прописывается во внутренних актах организации. Так, к примеру, в локальном Положении об оплате труда может быть указано, что предельный размер стимулирующей выплаты неограничен. Это значит, что наниматель с учетом ходатайства начальника отдела вправе установить прибавку в любом размере на свое усмотрение.
Обычно отделу выделяется конкретная денежная сумма для поощрительных выплат. Она может устанавливаться на конкретное время, например, квартал, год или под какой-либо показатель в работе. Читайте также статью: → “ ». Выделенная сумма распределяется начальником отдела между всеми сотрудниками. Нередко недостаток финансов в фонде является причиной уменьшения либо отмены поощрительной выплаты. Сумма надбавки может представлять собой:
Если ПН назначена в процентном отношении, то калькуляция производится по формуле: оклад * установленный процент от тарифной ставки. Абсолютная величина не предполагает никаких расчетов и начисляется бухгалтерией сразу в установленном виде.
Старшему научному сотруднику Г. М. Дражной по ходатайству начальника отдела была назначена персональная надбавка 50% от оклада сроком на год. Работник получает ежемесячно 20 тыс. руб. (размер оклада). Величина стимулирующей выплаты высчитывается по формуле: сумма оклада сотрудника * 50%.
Таким образом, ежемесячная сумма персональной надбавки работника к выплате будет равняться 10 тыс. руб.
Стимулирующая прибавка может назначаться на срок от трех месяцев до года. Весь установленный срок она начисляется работнику вместе с заработком, ее относят к расходам на оплату труда. В свою очередь, затраты на зарплату, включающую выплаты стимулирующего характера, признают расходами по обычной деятельности в периоде, когда эти начисления имели место. Бухгалтер делает необходимые учетные записи согласно Инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ N 94н от 31.10.2000 (в редакции от 08.11.2010).
Персональную надбавку включают в средний заработок при расчете отпускных, что закреплено правительственным постановлением № 922 от 24 декабря 2007 г. в редакции 15.10.2014 (порядок исчисления среднего заработка).
Если начисление надбавки прекращается раньше срока, беспричинно и работнику об этом не сообщается, он вправе сообщить о нарушении нанимателю, обратиться к нему с просьбой разобраться, выплатить недоплаченную сумму, которая положена ему по трудовому договору.
При положительном решении нанимателя бухгалтерия обязана доначислить надбавку работнику, но уже с учетом пенни за несвоевременную выплату.
Когда время действия установленной выплаты по соглашению заканчивается, начальством отдела поднимается вопрос о целесообразности ее продления, снижения или повышения ее размера. При положительном решении начальник отдела отправляет руководителю организации ходатайство о назначении надбавки вновь (если необходимо, с увеличением или снижением ее размера).
Только после согласования с нанимателем и внесения соответствующих изменений в трудовой договор посредством дополнительного соглашения бухгалтерия вправе начислять работнику положенную стимулирующую сумму. Если начальник отдела своевременно не отреагирует и не подаст прошение нанимателю, персональную надбавку работнику перестанут начислять.
Приказом от 1.11.2016 старшему научному сотруднику Г. М. Дружиной была назначена персональная надбавка в размере 30% от оклада за выполнение срочных заданий. Основание – служебная записка начальника отдела, где Г. М. Дружина работает.
Существующий поощрительный фонд имеет достаточно средств, чтобы выплатить назначенную надбавку. В локальном Положении о зарплате организации указывается, что наниматель вправе устанавливать работникам подобные поощрения в размере до 50% от оклада.
Начальник отдела кадров с приказом работника ознакомил. Бухгалтерия после утверждения начислила Г. М. Дружиной положенную надбавку, которую работник стал получать с ноября 2016 г. Персональная надбавка установлена законно и начислена своевременно, в соответствии с требуемыми нормами локальных актов организации.
Вопрос №1. Могут ли снять работнику персональную надбавку досрочно при переводе на другую должность?
Могут. Если на новой должности надбавка не предусмотрена, то она аннулируется, то есть отменяется приказом за подписью нанимателя.
Вопрос №2. Может ли новый генеральный директор организации урезать (снять) надбавки?
Может, если это стимулирующие выплаты и это оправдано причинами (согласно внутренним нормативным актам).
Вопрос №3. Начисляют ли премию на персональную надбавку к базовому окладу?
Нет, премиальные начисляются исключительно на базовый оклад.
Вопрос №4. Как правильно оформляется персональная надбавка руководителю?
Порядок оформления одинаков для всех. Сначала издается приказ, затем на его основании готовится дополнительное соглашение, содержащее назначение ПН.
Вопрос №5. Нужно ли отражать персональную надбавку в штатном расписании?
Нужно, так как налоговики отслеживают соответствие выплат работникам по штатному расписанию, трудовым договорам и произведенным начислениям. Штатное расписание составляется по типовой форме Т-3 и должно содержать все виды выплат, положенных работнику, включая поощрительные выплаты, надбавки, премии и т. д. При этом в специальной графе о надбавках указывают основание для подобных выплат (дата и номер закона, приказа и т. д.). Все изменения в расписании подтверждаются приказами.
Иногда работодатели считают нужным выплачивать своим сотрудникам сверх зарплаты дополнительные средства, чтобы поощрить их за хорошую работу или что-либо компенсировать. Само название надбавки свидетельствует о том, что он назначается не всем, а только конкретным работникам по определенным показателям.
Проясним, на каком основании может устанавливаться персональная надбавка, каким категориям работников она вообще не положена, как правильно оформить ее, а если потребуется, отменить.
Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.
В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.
Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой . Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.
В каких случаях работодателю может понадобиться механизм персональных надбавок? Когда может потребоваться сделать вознаграждение за труд особенным для какого-то конкретного работника или их группы? Возможны следующие варианты:
Вид надбавки может определяться различными факторами:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад. Большие надбавки сложно обосновывать в суде в случае каких-либо споров, высока вероятность признания их частью обязательных выплат. Практика показывает, что максимальный размер персональной надбавки не должен быть более 50% от оклада, а оптимальный – 10-20%.
Дополнительные персональные выплаты могут быть назначены любому штатному сотруднику организации, поскольку они плюсуются к его окладу, часто вычисляясь как процент от его размера. При этом оформление сотрудника в штат не имеет особого значения, на персональную надбавку может претендовать:
Не принято назначать персональные бонусные выплаты таким категориям трудящихся:
Работодатель не обязан включать условия персональной надбавки в трудовой договор, так как это стимулирующая выплата. Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать. Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ).
ВАЖНО! Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.
Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период. В таком случае целесообразно составить служебную записку (ходатайство) от непосредственного руководства более высокому, имеющему правомочность назначать надбавку. Это может быть генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела персонала, главный бухгалтер и т.д. В тексте записки, помимо обязательных реквизитов деловых документов, следует указать:
ВНИМАНИЕ! Бессрочные надбавки не принято оформлять с помощью служебных записок. По истечении вписанного срока можно снова ходатайствовать о назначении надбавки. Такого рода документом можно просить о назначении, увеличении, снижении, продлении или отмене персональной выплаты.
Составленная служебная записка, завизированная руководством, станет основанием для подготовки приказа о начислении надбавки. Оформление этого приказа может быть в произвольной форме. Важно грамотно мотивировать назначение дополнительных выплат, поскольку их целесообразность с производственной или экономической точки зрения является гарантией отнесения этих затрат на себестоимость продукции, что очень строго проверяется налоговиками.
После издания приказа о назначении надбавки работник должен быть ознакомлен с ним, что подтверждается личной визой (эта процедура обычна для любых приказов).
Как и установка, отмена или изменение персональной надбавки происходят по приказу руководства.
ВНИМАНИЕ! Работодатель не обязан информировать персонал о мотивах назначения персональных надбавок и их суммах, но если он собирается прекратить эти выплаты, лучше предупредить об этом заранее.
Все финансовые вопросы важно правильно регламентировать и учитывать все законодательные тонкости. При назначении персональных прибавок работодателю обязательно нужно брать во внимание некоторые обстоятельства:
Практика использования персональной надбавки к заработной плате достаточно распространена на территории Российской Федерации. И о том, что это такое, а также о порядке оформления персональной надбавки к заработной плате или окладу и наличии обоснований для её назначения следует знать каждому сотруднику и работодателю. Ведь нарушение установленного регламента назначения персональной надбавки к окладу может привести к негативным последствиям для организации.
Действующее трудовое законодательство предоставляет работодателям достаточно возможностей для поощрения и . И одним из методов может являться назначение персональной надбавки к заработной плате. Что же это такое? В первую очередь под персональной надбавкой к окладу или заработной плате в целом подразумевается назначение сотруднику определенных дополнительных выплат. При этом данные выплаты назначаются именно в индивидуальном порядке.
Общие премии, выплачиваемые всему коллективу или какие-либо виды стимулирующих выплат, которые получает не один сотрудник, а несколько, не являются персональными надбавками к заработной плате. Соответственно – ключевой особенностью таких выплат является именно их индивидуальное назначение.
Правовое регулирование возможности предоставления персональной надбавки к зарплате обеспечивается положениями следующих статей Трудового кодекса РФ:
Необходимо понимать, что правовое регулирование персональной надбавки к заработной плате может обеспечиваться и иными нормативами ТК РФ или других законодательных актов. В большинстве случаев, к персональным надбавкам к окладу относятся именно поощрения сотрудникам, которые выплачиваются работодателем по инициативе руководства и не являются обязательными с точки зрения законодательства. Так, доплаты за увеличение объема работы, сверхурочные или командировочные выплаты нельзя отнести к персональным надбавкам, даже если они фактически были выплачены только одному работнику.
Законодательство никак не разделяет персональные надбавки к окладу или заработной плате, хотя они могут регулироваться различным образом. Так, персональная надбавка к окладу в первую очередь предусматривает ее использование именно в окладных системах труда и привязку к фактическому должностному окладу сотрудника. Понятие же персональной надбавки к заработной плате является более широким и может затрагивать как оклад, так и применяться при использовании иных систем оплаты труда. Сама же надбавка может устанавливаться как в проценте к окладу или заработной плате, так и в твердой денежной сумме – ограничений в данном случае законодательство не предусматривает.
Чтобы обеспечить выплату персональной надбавки к заработной плате без каких-либо вопросов со стороны контролирующих органов и в соответствии не только с трудовым, но и налоговым законодательством, работодателю следует учитывать ряд особенностей. Так, слишком большой размер таких выплат или дискриминация в сфере труда при их назначении могут привести к привлечению работодателя к ответственности или как минимум – к проведению проверок, которые не скажутся позитивно на деятельности субъекта хозяйствования.
Поэтому при назначении персональной надбавки к заработной плате лучше использовать пошаговый порядок оформления выплаты, который точно позволит избежать любых возможных проблем:
Если персональная надбавка к заработной плате является не разовой, а постоянной, то работодателю необходимо либо обеспечивать полное соблюдение вышеописанной процедуры, либо же – изменять условия трудового договора с сотрудником, обеспечивая ему повышение заработной платы.
Непосредственно законодательством не предусмотрены прямые требования обоснования персональной надбавки к окладу или заработной плате. Однако есть ряд правовых нюансов, которые следует учитывать каждому работодателю и руководителю. В частности, необходимо обратить внимание на следующие возможные правовые аспекты данной процедуры:
Прошу ваших разъяснений как правильно сделать приказ. Я уже к ВАМ обращалась по вопросу №847091. Мне необходимо подготовить приказ по основной деятельности компании - по оплате по проекту Охотск (работники выезжают в Охотск из Хабаровска на несколько дней - 15 дней и там выполняют летную работы по плановому заданию, это не служебная командировка это разъездной характер работы). И прописать в приказе, что к должностному окладу работника (именно по этому проекту) устанавливается надбавка в размере 4 000 руб. в день. Я хочу указать в приказе (ТАК хочет руководство!) что данная надбавка является мерой поощрения (надо указывать что это мера поощрения или нет?) и выплачивается в данном размере (4000 руб за день) только за безупречную работу и отсутствие замечаний. Если есть замечания, например если работник не выполнил план заданий на полеты, то данная надбавка выплачивается в размере 50% или если он был в Охостке в состоянии алкогольного опьянения ему вообще не выплачивается данная надбавка т.е. он получает только свой оклад. Т.Е. могу ли я этим приказом установить данный вид надбавки как меры поощрения и в этом же приказ прописать за что она уменьшается или вообще не выплачивается. Будет ли это правомерным со стороны работодателя. Спасибо. Вообще посоветуйте как правильно сделать.
Ответ на вопрос:
Вы вправе закрепить порядок выплаты надбавки, а также условия, при которых размер надбавки уменьшается или не выплачивается, в приказе руководителя.
По правилам, установленным ч.2 чт.135 ТК РФ, системы оплаты труда, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Соответственно, работодатель вправе сводить систему стимулирующих надбавок. Как правило, такая система устанавливается коллективным договором или локальным актом организации. Вместе с тем, в силуст.135 ТК РФ, надбавки могут быть введены и приказом руководителя.
В приказе следует указать, что надбавка является стимулирующей выплатой . Кроме того надо будет указать условия выплаты надбавки, например, о том что «надбавка выплачивается сотрудникам, в период работы по проекту Охотск за каждый день работы в размере __________».
Нина Ковязина ,
заместитель директора департамента медицинского образования
и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,
В отдельных случаях работодатель идет на то, чтобы установить персональные доплаты (надбавки) своим сотрудникам. Название этой доплаты говорит само за себя – устанавливается она конкретному сотруднику. Оправданно ли применение таких стимулирующих выплат? Давайте попробуем разобраться.
Достаточно часто возникает такая ситуация, когда в рамках существующей системы оплаты труда нет механизма или способа установить особые условия оплаты какому-то одному сотруднику (или нескольким).
Необходимость такой повышенной оплаты появляется обычно тогда, когда кто-то из работников показывает выдающиеся результаты и работодатель хочет “закрепить” такого человека в компании.
Другим вариантом может быть наличие у сотрудника каких-то уникальных знаний и умений, некоторых ноу-хау в его работе. И именно они дают какое-то вполне ощутимое конкурентное преимущество бизнесу.
Достаточно часто случается такая ситуация применения персональных доплат к зарплате, когда администрация не хочет менять существующие размеры окладов и тарифных ставок, увеличивать их. И тогда используют механизм “персоналок” как инструмент стимулирования.
Допустил какое-то нарушение – оставайся без “персоналки”. Часто можно увидеть именно такой подход к руководству сотрудниками. Субъективно, неэффективно, но используется такой подход очень широко. И сотрудник бессилен что-то сделать, ведь оклад или тариф ему платят, надбавки по закону тоже никто не отнимал. А зарплата резко упала, так как персональные надбавки обычно достаточно значительные по сумме.
Размер такой доплаты целиком зависит от решения работодателя. Конечно, что он старается не делать ее слишком большой. Если размер такой доплаты будет превышать, например, размер оклада или тарифной ставки в расчете на месяц, существуют риски судебных разбирательств в случае конфликтов. Работодатель никак не сможет обосновать необходимость такой доплаты а также правомерность ее невыплаты в случае какого-то нарушения со стороны работника. Суд вполне может признать персональную доплату постоянной частью заработка и обязать работодателя выплачивать в полном размере.
Обычно можно встретить такие размеры доплат, как 20% – 50% к окладу или тарифу. Редко бывает так, что размер “персоналки” может быть сопоставим с размером оклада. Но такой случай не совсем желателен администрации предприятия, как я и писал выше.
Есть еще вариант определять размер персональных выплат через “негласный” КТУ (коэффициент трудового участия). В этом случае на группу работников (смену, участок или цех) руководством предприятия выделяется какая-то определенная сумма для выплаты персональных доплат.
Размер этой суммы может быть установлен на квартал, год или бессрочно. Или он может быть зависимым от какого-то KPI работы подразделения, показателя эффективности.
В этом случае решение о том, как разделить эту дополнительную выплату между сотрудниками, принимается руководителем смены, участка или цеха. Он может объективно или субъективно оценить вклад каждого сотрудника в работу и назначить ему свой размер персональной доплаты.
В большинстве случаев размер персональной надбавки устанавливается сразу в абсолютной величине, в валюте зарплаты. Например, в рублях.
Персональную доплату достаточно редко включают в раздел оплаты труда трудового договора с сотрудником. Это не является каким-то нарушением трудового законодательства, так как такая доплата относится к стимулирующим выплатам.
Однако работодатель должен обязательно включить порядок и условия назначения таких доплат в положение об оплате труда или в коллективный договор. В противном случае его расходы на выплату такого дополнительного заработка могут быть отнесены на расходы из прибыли и не снизят налогооблагаемую базу.
Но и наличие таких положений в документах системы оплаты труда ни к чему особому администрацию не обязывает. Дело в том, что обычно достаточно написать в положении, что решение о такой выплате принимается с учетом экономической ситуации на предприятии или при каком-то условии. И тогда есть полное право не выплачивать такие персональные доплаты в случае каких-то трудностей с финансированием или нежелания нести такие расходы.
В случае, когда необходимо установить персональную доплату конкретному сотруднику, обычно достаточно мотивированной служебной записки непосредственного начальника на имя того руководителя, который имеет право принимать такое решение (директор, директор по персоналу, финансовый директор, главный бухгалтер и т.п.).
В служебной записке нужно указать причины, по которым необходимо делать такую доплату, указать ее размер в рублях и срок действия такой надбавки. Рекомендуется не делать такую надбавку бессрочной, а устанавливать ее на какой-то период (например, на полугодие или квартал). В дальнейшем можно написать повторно ходатайство на продление срока действия такой доплаты.
Не лишним будет также указать источник финансирования этой доплаты. Например, за счёт экономии фонда заработной платы из-за текущего некомплекта. Или за счет увеличенной выручки от реализации товара или услуги.
После визирования такого документа руководителем его необходимо передать специалисту по организации труда или в расчетный сектор бухгалтерии (бухгалтеру). Этот документ для них будет являться основанием при подготовке проекта приказа об установлении персональной надбавки сотруднику.
Приказ об установлении персональной доплаты составляется в произвольной форме. В преамбуле приказа нужно указать, в связи с чем устанавливаются такие доплаты. Мотивировка должна показывать производственную или экономическую целесообразность, чтобы при проверке налоговой службы такие затраты были правомерно отнесены на себестоимость.
Например, можно написать так:
В целях стимулирования персонала участка к выполнению производственной программы в намеченный срок и снижению количества брака в 1 квартале 2018 года,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Снимается персональная надбавка также по ходатайству или служебной записке непосредственного руководителя. Также решение о снятии надбавки может быть принято непосредственно должностных лицом, имеющим право устанавливать такую доплату.
В случае с персональной надбавкой нет необходимости соблюдать какие-то сроки предупреждений об изменении условий оплаты труда. Так как эта надбавка является стимулирующей и не входит в перечень обязательных выплат.
