Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.
Этапы кадрового аудита:
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит . Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.
Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Для проверки соответствия ведения кадрового документооборота актуальным нормам законодательства проводится кадровый аудит . Регулярный аудит показан всем без исключения компаниям, однако в некоторых случаях он крайне желателен и даже необходим.
Так аудит целесообразно проводить в ситуации изменений, чтобы минимизировать риск ошибок и исключить вопросы ответственности за них:
при смене кадровика, отвечающего за кадровое делопроизводство;
при увольнении сотрудника, который обижен на работодателя и обращается в трудовую инспекцию;
при смене гендиректора или собственника бизнеса;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
в случае изменении системы оплаты труда;
при массовом сокращении персонала.
Кадровый аудит , в отличие от аудита бухгалтерии, можно провести силами собственных специалистов, не обязательно приглашать лицензированных сторонних аудиторов. Однако потребются эксперты с хорошим знанием российского законодательства, компетентные в области трудового права и вопросах ведения кадрового делопроизводства.
При этом сегодня сложилась практика делегирования этой задачи специализированной аутсорсинговой компании, поскольку при подписании договора серьезный провайдер берет на себя финансовую ответственность за грамотность проверки и итоговый отчет с рекомендациями по устранению выявленных нарушений. То есть заказчик может быть уверен, что проверка будет не фиктивной, а самой настоящей, глубокой и вдумчивой.
Можно выделить пять этапов проведения кадрового аудита своими силами, рассмотрим каждый из них.
Этап 1. Организация
Перед началом непосредственно аудита необходимо:
зафиксировать цели и задачи проведения кадрового аудита;
сформировать комиссию в составе руководителя отдела кадров, юриста, главбуха и, например, увольняющегося кадровика и нового, который выйдет ему на замену;
определить сроки проведения аудита, которые могут составлять от нескольких дней до поры месяцев в зависимости от численности персонала компании;
издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Этап 2. Формирование перечня проверяемых документов
Задача усложняется тем, что в законодательстве сводного перечня необходимых документов нет, а есть разрозненные акты, где содержится информация о обязательности ведения тех или иных журналов или документов. Поэтому нужно составить свой перечень необходимых документов с учетом всех правовых актов, специфики предприятия и его отрасли.
Обязательные кадровые документы:
трудовые договоры (Ст. 56, 67 ТК РФ);
штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ);
трудовые книжки (Ст. 66 ТК РФ);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ПП РФ N 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г).
график отпусков (Ст. 123 ТК РФ);
табель учета рабочего времени (Ст. 91 ТК РФ);
личные карточки формы N Т-2 и N Т-2 ГС (МС) (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);
приказы по личному составу: о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении, о расторжении трудового договора (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);
личные дела сотрудников (необходимость ведения установлена ведомственными нормативными актами)
локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ), инструкция по охране труда (пункт 21 ч. 2 Ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (Ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании и прочие.
журнал ознакомления с локальными нормативными актами (Ст. 68 ТК РФ);
Иные документы, которые могут существовать в компании:
коллективный договор;
должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
график сменности;
договор о коллективной материальной ответственности (Ст. 245 ТК РФ);
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (Ст. 244 ТК РФ);
положение об охране коммерческой тайны;
положения об адаптации, прохождении испытательного срока, проведении аттестации работников.
С целью систематизации кадрового документооборота эксперты советуют при необходимости вести:
журнал учета трудовых договоров. С его помощью при массовом найме и заключении срочных трудовых договоров проще отследить даты их окончания. Ст. 79 ТК РФ обязывает за три дня предупреждать работника о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока действия, иначе договор считается заключенным на неопределенный срок (Ст. 58 ТК РФ);
журналы учета приказов по личному составу. Он помогает вести точный учет порядковых номеров кадровых приказов. Если работников немного, можно фиксировать все приказы в одном журнале, если штат большой, лучше регистрировать прием, перевод, увольнение в разных журналалах;
другие журналы, например, учета личных дел, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов ОМС, пенсионного страхования и другие.
Журналы разрабатываются в свободной форме, однако они обязательно должны иметь нумерацию страниц, быть прошиты, скреплены печатью и подписью руководителя компании или сотрудника, отвечающего за кадровый документооборот.
Этап 3. Проверка наличия документов и актуальности документации
После того, как сформирован перечень необходимых документов, проводится сверка имеющихся документов с этим перечнем, а также оценка соответствия документов актуальным требованиям законодательства. Удобнее всего проводить эту работу в табличной форме, например, описывая состояние кадрового документооборота в четырех графах: «Перечень необходимых документов», «Документ отсутствует», «Документ в наличии и требует изменения», «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».
Получив представление о том, каких документов недостает, комиссия разрабатывает их с учетом ТК. Все остальные документы корректируются в соответствии с требованиями законодательства.
Отдельного внимания заслуживают трудовые книжки. Должен иметься приказ о назначении ответственного за их ведение. Кроме того, нужно проверить регистрацию каждой трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Все записи в трудовые книжки должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть исправлений. Все записи в трудовой книжке должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью сотрудника. Хранить книжки и вкладыши к ним необходимо в сейфе.
Этап 4. Оформление результата кадрового аудита
По итогам кадрового аудита в свободной форме составляется отчет, где отражают сведения о текущем состоянии кадрового делопроизводства, обнаруженных недостатках и мерах для их устранения. В отчете также проводится оценка достижения целей аудита.
Если кадровый аудит приурочен к смене сотрудника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, эксперты советуют составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие недостатки обнаружены.
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.
Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 5
КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ
В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.
Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.
С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.
Кроме того, целями аудита могут являться:
Возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
Обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
Повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
Ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.
Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.
Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. - в зависимости от организационной структуры предприятия).
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 18.07.2011, далее - Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление плана по │
───┘ │исправлению выявленных│
│ нарушений │
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление отчета о │
───┘ │ текущем состоянии │
│ кадровой документации│
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────────┐
│ │ Определение состава │
───┘ │текущей документации и его│
│ юридической грамотности │
┌─── └──────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌────────────────────────┐
───┘ │ Определение сроков │
└────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
┌────────────────────────┐
│ Определение цели │
└────────────────────────┘
Таблица 1
Кадровые документы, ведение которых обязательно
Наименование |
||
Трудовые книжки |
На всех сотрудников (за исключением |
ТК РФ, ст. 66 |
Трудовые |
Со всеми сотрудниками организации |
ТК РФ, ст. 67 |
Штатное |
Утверждается приказом по основной |
ТК РФ, ст. 57. |
Приказы по |
С постоянным сроком хранения согласно |
Альбом N 1, |
Приказы по |
|
Альбом N 1, |
Заявления |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
ТК РФ, |
Правила |
Могут быть оформлены как приложение к |
ТК РФ, ст. 189 |
Положение |
ТК РФ не устанавливает четкую форму |
ТК РФ, п. 8 |
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее |
Альбом N 1, |
Приказы по |
|
Альбом N 1, |
Личные карточки |
На всех сотрудников организации, |
Альбом N 1, |
Табель учета |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
Положение об |
Точное наименование документа в |
ТК РФ, ст. 135 |
Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.
Таблица 2
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
Наименование |
||
Книга учета |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и |
Постановление |
Приходно - |
Если трудовая книжка выдается работнику |
Постановление |
Журнал учета |
Должен быть прошит, пронумерован и |
Закон N 294-ФЗ, |
Локальные нормативные акты
Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:
1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).
Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.
Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.
Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.
В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.
Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.
по аудиту кадровой документации в компании
Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).
Таблица 3
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐
│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │
│п/п│ │ │ данного нарушения │
│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │
│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│
│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │
│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │
│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │
│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │
│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │
│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │
│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │
│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │
│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │
│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │
│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │
│ │нарушением │ │мнения представительного органа │
│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│
│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │
│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │
│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │
│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │
│ │представительного│ │их │
│ │органа │ │ │
└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Нарушения в оформлении документов
Документ и |
Возможные санкции |
|||
Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления |
||||
В сведения о |
Постановление |
1. Наложение |
Исправить, оформив |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
||||
Журнал оформлен с |
Постановление |
1. Наложение |
Оформить в |
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей |
||||
Личные карточки работников Т-2 |
||||
Карточки Т-2 |
Перечень |
1. Наложение |
Разделить |
|
Приказы по личному составу |
||||
Приказы о приеме на работу |
||||
Приказы о прекращении трудового договора с работником |
||||
В основании - |
Альбом N 1. |
1. Наложение |
Указывать в |
|
Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания |
||||
Используется не |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Пересмотреть |
|
Приказы о переводе |
||||
Приказы по основной деятельности |
||||
Приказы на отпуск |
||||
Выдача работнику |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
График отпусков |
||||
Нарушения оформления отпусков |
||||
Работнику не |
ТК РФ, |
Наложение |
Не повторять в |
|
Штатное расписание и документы по оплате труда |
||||
В штатном |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
Приказы на сверхурочные работы |
||||
Привлечение |
ТК РФ, ст. 99 |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
Табель учета рабочего времени |
||||
График сменности (график работы) |
||||
Графики сменности |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Исправить |
|
Путевые листы |
||||
Правила внутреннего трудового распорядка (оформление) |
||||
Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним |
||||
При приеме на |
ТК РФ, ст. 65 |
1. Наложение |
||
Не прописан |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Необходимо |
|
Положение об оплате труда и премировании работников |
||||
Положения нет, но |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
Положение по защите персональных данных (или другой документ, |
||||
Трудовой договор (оформление) |
||||
Трудовой договор (содержание) |
||||
Отсутствие в |
ТК РФ, ст. 57 |
1. Наложение |
||
Журналы регистрации других кадровых документов |
||||
Нет журнала учета |
Закон |
1. Обязательное |
Оформить |
|
Другие нарушения |
||||
При приеме на |
КоАП РФ, п. 2 |
1. Административный |
Проводить |
Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.
После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.
Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:
При смене руководителя отдела кадров;
В преддверии проверки ГИТ;
При смене руководства организации и т. д.
Примерный образец
Руководителю ООО "Синхрон"
А. А. Карпееву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о состоянии кадровой документации
С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)...
Таблица сверки документов
В связи с изложенным вношу следующие предложения...
Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.
Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.
В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.
Библиографический список
1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
2. Орловский Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма "Контракт", 2008. 239 с.
3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.
А. Рогожина
в области управления персоналом,
руководитель
группы проектирования и сопровождения
организационных изменений
ОАО "БИНБАНК",
член Национального
союза кадровиков
Подписано в печать
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании - это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании
В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, р азработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5) .
Материал размещен на сайте HRM.RU
Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ . При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .
Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка . Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.
Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка . Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.
Также нужно выяснить, что проверять:
Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания . Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.
Отправная точка кадрового аудита – издание приказа
(
). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:
После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :
Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу) . В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:
Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .
Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные
. Титульная страница ведомости должна содержать:
Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:
Важно
Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника , например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.
В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:
Перечень документов
Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :
Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:
Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт.
Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта . Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:
К отчёту прилагается копия ведомости.
важно
Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел , что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.
В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.