Есина Л.В.
Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений.
Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официальноделовой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.
Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации.
Регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.
Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Результатом документирования является создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как:
К специальным функциям документа относятся:
Перечисленные функции определяют общие требования к документу. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом - ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.
Итак, можно выделить следующие стандартные требования или основные черты делового стиля общения:
Теперь поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.
Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч., т. е. стандартизированность многих деловых документов. А это в свою очередь одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП). Именно стандартизация и унификация в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.
Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.
Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); или отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-либо.; удобный для чего-либо», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом).
Коммуникативная точность - это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.
Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо». В результате данное предложение должно выглядеть следующим образом: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.
Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.
Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля. Все эти специфические (и
текстовые, и языковые) черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень
стандартизации и унификации текстов деловой документации.
Каждый из нас хотя бы раз в жизни (а зачастую гораздо чаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы испытываем трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа.
Первое, с чем мы сталкиваемся при составлении делового письма - это выбор жанра документа. Этот выбор напрямую зависит от характера сложившейся официально-деловой ситуации, которая заставляет Вас составить деловое письмо. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д.
Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Форма документа понятие сложное. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение. Приведем самые распространенные в нашей жизненной практике формы документов. Первый из них - заявление.
Составные части этого вида документов в их последовательности выглядят следующим образом: наименование адресата; наименование заявителя; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; дата и подпись.
Другим распространенным жанром делового документа является доверенность. Доверенность - это поручение или передача кому-либо определенных действий или прав доверителя. Форма данного документа также как и заявления достаточно трафаретна и имеет следующий вид: наименование документа; наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; дата и подпись.
При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией - подписью должностного лица и печатью организации.
Например:
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Андреева Светлана Федоровна, проживающая по адресу: г. Сыктывкар, ул. Советская, д. 76, кв. 382, паспорт (серия, номер, выдан...) доверяю Надеждиной Анне Петровне, проживающей по адресу: г. Сыктывкар, ул. Валовая, д. 76, кв. 251, паспорт (серия, номер, выдан...) заключение договора с издательством «Детская литература» от моего имени.
8.4.2007 Андреева
Иногда в деловой жизни применяются такие виды документов как типовые тексты и текстытрафареты. Это наименее трудоемкий способ составления официального письма, который применим лишь для передачи однотипной повторяющейся информации. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.
Типовой текст - это как бы образец текста, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.
Текст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмахприглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.
В современной жизни в условиях жесткой
конкуренции на рынке труда людям все чаще
приходиться заниматься саморекламой, т.е.
составлять резюме. Данное обстоятельство
привело к тому, что резюме сегодня также можно отнести к особой форме делового документа.
Резюме - это «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». В отличие от служебной анкеты, требующей лишь заполнения пустых граф, составление резюме является творческим процессом.
Поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания, хотя есть некоторые общие требования для составления резюме. К таким требованиям относятся:
При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Заголовок (слово резюме) обычно не указывается. Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.
Приведенные формы документов являются текстовыми нормами официально-делового языка, регламентирующими построение текста документа. Текстовые нормы регулируют закономерности информационной структуры и правила составления деловых документов, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.
После выбора формы документа наступает самая сложная часть работы - наполнение этого документа информацией. С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций делового текста.
Итак, языковые нормы официально-делового стиля включают следующие составляющие:
Каждый их перечисленных языковых аспектов достоин подробного рассмотрения. Грамматические нормы достаточно многообразны и имеют некоторые нюансы. В области морфологии для деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных для называния действий, особенно название. В официально-деловом стиле таких существительных больше чем в других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер и т.д. (в обычной речи это будет выглядеть следующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, пополнить бюджет и т.д.).
Также в деловой речи широко используются сложные отыменные предлоги. Как правило, они употребляются либо с родительным (чего?), либо с дательным (чему?) падежами. Например: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.
Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце - я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции. Этому же падежному принципу подчиняются и так называемые языковые формулы. Это устойчивые, как правило, шаблонные языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
К таким языковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относятся: в подтверждении (чего?) нашей договоренности, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.
Кроме языковых моделей, отражающих те или иные ситуации делового общения, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наилучший результат...; наименее сложный...; наиболее важный...; произвести проверку...; создать необходимые условия...; руководтво считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах...; в дополнение к вышеуказанному... и т. д.
К грамматическим нормам делового стиля также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.
Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже - «кому?», а затем «что исполнить?»: Начальнику финансового отдела Бодряковой М. С. начислить премию Большову С. Д. в размере оклада за работу в выходные дни в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.
Главному менеджеру редакционно-издательского отдела Чеснову Д. Г. подготовить к выпуску рекламный материал
Грамотность - это одно из важнейших качеств деловой речи, обусловливающее эффективность делового общения. Грамотность подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни преобладают в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.
Однако существует масса ошибок из-за неправильного выбора формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и. Так, в разговорной речи люди говорят договора, инструктора, корректора и др. Тогда как при составлении делового письма необходимо использовать иные формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. Особо нужно сказать о форме «договор - договора». Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. С
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:
Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла. Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже.
Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: контроль - возлагается; приказ - издается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; счет - выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; оплата - производится (гарантируется); порицание - выносится; должностные оклады - устанавливаются; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; цены - низкие, высокие; доводы - веские; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты - предварительные, окончательные; рентабельность - высокая, низкая и т. п. - именные сочетания.
При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).
В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Такие предложения содержат достаточно большой объем информации и рассчитаны на повторное прочтение. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Оно может занимать (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый абзац, а иногда - страницу.
Активно используются пассивные конструкции, как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:
«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).
Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы. Не меньшее внимание уделяется порядку слов в предложении. В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения - подлежащее - сказуемое (приказ издается); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения - перед определяемым словом (кредитные отношения), а несогласованного - после определяемого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции); место обстоятельства степени - перед прилагательным, а дополнения - после него; место дополнения - после глагола, в порядке «прямое - косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели - перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола.
В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Например: По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок».
Например: Приказываю Иванову Т. Л. представить отчет 01.05.07.
К синтаксическим особенностям можно отнести и специальное посторенние текста - имеется ввиду рубрикация. Она связана с делением текста на пункты и подпункты. Обычно такое строение документа используется при составлении договоров, соглашений, контрактов. В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта или подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).
Выбор варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простых текстах используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.
Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, подчиняется непосредственно Генеральному директору.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
Заголовки и подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер. Заглавие документа - неотъемлемая часть любого делового письма, которая говорит о характере или тематике документа (Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.). Заголовок документа несет основную смысловую нагрузку.
Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок должен быть кратким и не должен превышать двух строк. В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется.
Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О доставке товара.
О поставке груза.
Об оплате счета.
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.
С точки зрения набора реквизитов весь текст документа делится на следующие части:
Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они распространяются на все типы документов.
Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа. Так, в официальных письмах не указывается наименование вида документа. Во всех остальных документах название указывается.
Например: Договор, Приказ, Указ и др. Деловые письма обычно пишутся на бланках.
Бланк - это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации - угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.
Лексический состав текстов официально-делового стиля имеет свои особенности. Во-первых, это точность словоупотребления, т.е. использование слов согласно их значениям.
Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, не допускающем
никаких инотолкований и двусмысленностей. И,
во-вторых, это использование специальной
терминологии, характерной для делового стиля. Так, в текстах данного стиля используются
слова и словосочетания, которые имеют ярко
выраженную функционально-стилистическую
окраску, например истец, ответчик, протокол,
должностная инструкция, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный
сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить,
обязать, назначить и проч. Следует заметить, что
в официально-деловой речи наблюдается самый
высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых
текстов.
Рассмотрим пример:
«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде
всего, необходимо четко определить сферу его
действия в двух аспектах:
В данном примере можно найти следующие особенности деловой лексики: слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость определить; а также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.
Использование специфических терминов накладывает на автора дополнительные обязательства. Автору необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только ему, но и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
Восприятие текста также может затруднить неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: апеллировать вместо обращаться; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). В деловом письме следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
Для делового языка характерны сложные
слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материальнотехнический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат
словосочетания «неидиоматического» характера, например высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость
приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.
Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть
(приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и
т.д.), населенный пункт (деревня, город, село и
т.д.) и др. Если в тексте надо упомянуть имя человека, то для этого используются имена существительные, обозначающие лицо по признаку,
обусловленному каким-либо отношением или
действием (патологоанатом Антипов Т.Н., свидетель Столяров Т.П., ректор университета
Сергеева Е.И. и т. п.).
Используя в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
К терминам официально-делового стиля относят также большой пласт номенклатурной лексики, которая довольно часто фигурирует в деловых письмах.
К такой лексике принадлежат:
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Все сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
Кроме профессиональных терминов в деловых письмах часто используется так называемая процедурная лексика. Это лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи применяются следующие общие выражения: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.). К процедурной лексике можно отнести и некоторые обобщенные понятия: предприятие (фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.).
Термины, процедурная лексика и номенклатурная лексика составляют основную стилеобразующую лексику языка документов. Они используются параллельно в тексте документов, дополняя друг друга (в договорах обычно применяются термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика).
Как уже упоминалось, важнейшей особенностью деловой лексики является то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Однако незнание или неточное знание лексического значения слов влечет за собой массу ошибок, которые затрудняют восприятие текста документа или даже искажают его смысл.
Одной из самых распространенных ошибок является не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный - гарантированный, представить - предоставить, эффектный - эффективный, проводить - производить, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т.д.
Например, следует различать:
Неумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах документов. Например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать - соорудить спортивную площадку, воздвигнуть памятник, построить дом. Неправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.
Приведенные примеры ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. Такие ошибки, как неправильный порядок слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др., зачастую приводят к негативным последствиям, т.е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации.
Таким образом, становится ясно какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении деловых документов. Невнимание к основным нормам приводит сегодня к «загрязнению» официально-делового языка, который имеет или имел вековые традиции.
В письменном деловом общении большую роль играет деловой этикет, который является важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели. Деловой этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Важным элементом делового письма является обращение к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтересовать - основная задача обращения. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
Уважаемый господин...(фамилия)!
Уважаемая госпожа... (фамилия)!
Уважаемые господа!
Приведенные примеры являются наиболее общими формулами обращения. Однако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру:его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
Существуют негласные правила делового этикета, которые необходимо соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести следующие аспекты:
Составление делового документа - задача не из легких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и еще раз учиться этому нелегкому искусству.
Список используемых материалов:
Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.
Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999.
Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.
Статья подготовлена при содействии агентства деловой литературы «АЙ ПИ ЭР МЕДИА»
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Общая характеристика официально-делового стиля речи
Текстовые нормы делового стиля
Языковые нормы: составление текста документа
Модели синтаксических конструкций
Динамика нормы официально-деловой речи
Список литературы
Общая характеристика официально - делового стиля речи
дипломатия деловой документ речь
Язык дипломатии очень своеобразен. У него своя система терминов, большинство международных. В средние века в Западной Европе общим дипломатическим языком был латинский, затем в 18-начале 19 вв. - французский. Поэтому в языке дипломатии много терминов французского происхождения: атташе должность или ранг дипломатического работника; коммюнике - официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики. Есть и русские термины - русская дипломатия имеет длительную историю: посол, посольство, поверенный в делах, наблюдатель и др.
Только в дипломатии используются этикетные слова . Это обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.
Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями.
Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением.
Язык законов требует прежде всего точности выражения мысли. При этом быстрота понимания на так уж важна, так как заинтересованный человек может прочитать нужную статью закона не один раз.
Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремиться к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей, так как закон пишется для всех: Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом.
Для языка законов характерны полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. Закон обращается не к отдельному, конкретному человеку, а ко всем людям или группам людей.
Служебная переписка или промышленная корреспонденция , относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Главная особенность языка служебной переписки - его стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие рабочие ситуации.
Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построении синтаксических конструкций. Здесь используется и нанизывание падежей, что в других стилях считается грубой ошибкой. В служебной же переписке это помогает экономить языковые средства:
Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершении работ.
Существование готовых речевых конструкций, то есть стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать нужную синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический порок языка деловой переписки.
Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявление, доверенность, счет, протокол, справка, удостоверение, докладная записка, резолюция, расписка и др.). Деловые бумаги составляют по определенной форме. Стиль исключает сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.
Лексика деловых бумаг предельно обобщена. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям:
Приехать, прилететь, прийти - прибыть;
Деревня, город, село - населенный пункт.
Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных, которых здесь больше, чем в других стилях, и причастий: предоставление жилплощади, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный, вышеупомянутый.
Деловой речи свойственны безличность и отсутствие оценочности, как научной речи. Здесь важны беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому речь от первого лица допустима только в некоторых ситуациях общения, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством (оформление доверенности, заключение трудового соглашения).
Слово официальный значит “правительственный, должностной служебный”. “Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков” (Л.В. Щерба). Поэтому в официальных документах неупотребительны слова с переносным значением, а также эмоционально окрашенная и разговорная лексика.
Для официального стиля характерны как раз те специфические слова, устойчивые словосочетания и обороты, которые принято называть канцеляризмами.
Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.
Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов - клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.
Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг. Документ официально - делового стиля отличается отсутствием эмоциональной окрашенности, сухостью.
Использование языковых штампов и стереотипов (клише) в официальных документах являются обязательным, но в разговорной речи или в художественных произведениях неуместно. Официальный документ должен быть кратким и написан таким образом, чтобы в нем сразу можно было бы найти необходимую информацию. Поэтом для того, чтобы понять, о чем документ, кому адресован, ему предается определенная форма.
Различают несколько подстилей официально - делового стиля:
Дипломатический подстиль - подстиль дипломатических документов, таких, дипломатическая нота, заявление правительства, верительная грамота. Он отличается специфическими терминами, большая часть которых - интернациональные: статус-кво, персона нон грата, ратификация, преамбула. В отличии от других подстилей официально - делового стиля в языке дипломатических документов встречается высокая, торжественная лексика для придания документу подчеркнутой значимости, а так же используются общепринятые в международном государственном обращении этикетные формы вежливости:
Документальный подстиль - зык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов, включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан.
Обиходно-деловой подстиль встречается в деловой переписке между учреждениями и организациями и в частных деловых бумагах, а так же в служебной переписке (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол), частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.
Текстовые нормы делового стиля
Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт.
К ним относятся:
1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;
2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише;
3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;
4) частое употребление отглагольных существительных, от именных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того, что и др.). А также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и т. п.);
5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;
6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;
7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
9) слабая индивидуализация стиля.
Главная черта официальной бумаги - ее стандартная форма: все заявления, доверенности, справки и другие деловые бумаги пишутся одинаково. Поскольку значительная часть текста таких бумаг повторяется во всех документах данного типа, для многих из них существуют бланки, на которых повторяющийся текст уже напечатан.
Языковые норм ы: составление текста документа
Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять.
Конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.
В речи существуют готовые, привычные для носителей языка обороты, которые легко воспроизводятся в любой ситуации. Такие обороты называются клише, которое существует во всех стилях речи.
В отличие от клише штампы представляют собой избитые выражения с потускневшим лексическим значением и стертой экспрессивностью. Речь, полную штампов, нельзя назвать выразительной, напротив, это стилистический недочет.
Канцеляризмы - это слова и выражения, употребляемые в официально - деловом стиле. Но когда они проникают в другие стили, это приводит к нарушению стилистических норм. Канцеляризмы: во исполнение решения, во избежание несчастных случаев, к заявлению прилагаю, предъявить справку, место жительства, согласно распоряжению, констатировать, аннулировать, вносить предложение (я), отдавать предпочтение, по истечении срока договора, по окончании школы и т. п.
Форма каждого вида документа тоже устойчивая, общепринятая, стандартная. Штамп в официальном стиле оправдан, уместен: он способствует точному и лаконичному изложению деловой информации, облегчает ведение деловой переписки.
Как официальный документ автобиография имеет следующую структуру:
а) наименование документа,
б) текст биографии (в нём указываются по возможности точные даты событий);
г) дата написания (под текстом слева). В тексте биографии пишущий указывает свою фамилию, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения, социальную принадлежность семьи; сообщает об образовании, трудовой и общественной деятельности.
Модели синтаксических конструкций
Модели синтаксических конструкций, используемые в деловой переписке:
сообщаем (Вам о том), что…;
извещаем (Вас о том), что…;
ставим (Вас) в известность (о том), что…;
уведомляем (Вас о том), что…
Акционерное общество (компания) обращается (к Вам) с просьбой (о том, чтобы)… или… с просьбой (к Вам) о…;
администрация района выражает пожелание (желание, надеяться на) … или… очень надеется на…;
согласно указаниям…;
благодаря указаниям;
в связи с отказом… (решением, указанием, проведением, задержкой, трудностями, предполагаемыми улучшениями, возможными уточнениями)...;
в соответствии с договоренностью (планом, указанием, проведением, улучшением, успехом, уточнением, выполнением)…
Информация обязательная для резюме:
1. Фамилия, имя, отчество.
2. Адрес, телефон.
3. Дата рождения.
4. Семейное положение.
5. Образование (наименование учебного заведения, квалификация по диплому).
6. Опыт работы.
7. Дополнительная информация (навыки работы с компьютером, знание иностранных языков и т. д.).
Пример автобиографии:
С 1967 по 1977 г. училась в общеобразовательной школе №285.
В 1977 г. поступила на исторический факультет Московского государственного педагогического института.
В сентябре 1983 г. работала учителем в общеобразовательной школе №75 г. Москвы.
С 1989 г. по настоящее время работаю директором вышеназванной школы.
Замужем. Имею дочь.
Муж - Васильев Павел Игоревич, родился 17 августа 1959 г. В настоящее время работает преподавателем Академии последипломного образования.
Дочь - Васильева Наталья Павловна, студентка.
Проживаю по адресу: 129311, Москва, ул. Академика Королева, д. 30, кв. 74.
Дата Подпись
Примером документального подстиля является:
Положение о выборах в Верховный Совет СССР
Статья 3. Депутатом Верховного Совета СССР может быть избран каждый гражданин СССР, достигший 23 лет, независимо от расовой и национальной принадлежности, пола, вероисповедания, образовательного ценза, оседлости, социального происхождения, имущественного положения и прошлой деятельности.
Пример обиходно-делового подстиля:
В бухгалтерию АОО «Контакт»
от Иванова Юрия Петровича
Доверенность
Я, Иванов Юрий Петрович, доверяю получить мою зарплату за первую половину декабря 2005 года сотруднику отдела технического обслуживания Павлову Виталию Константиновичу (паспорт, серия).
Дата Подпись
Подпись Иванова Ю. П. удостоверяется
Дата Подпись (нач. отдела кадров)
Динамика нормы официально - деловой речи
Языковая норма - это правила использования речевых средств в определенный период развития литературного языка, то есть правильное произношение, словоупотребление, использование традиционно сложившихся грамматических, стилистических и других языковых средств.
Норма обязательна как для устной, так и для посменной речи и охватывает все стороны языка
Признаки нормы литературного языка: относительная устойчивость общеупотребительность, общеобязательность, соответствие употреблению, обычаям и возможностям языковой системы.
К основным источникам языковой нормы относятся произведения писателей классиков и современных писателей, анализ языка средств массовой информации, общепринятое современное употребление, данные живого и анкетного опроса, научные исследования ученых - языковедов.
Имеется три степени нормативности:
1. норма - строгая, жесткая, не допускающая вариантов;
2. норма - нейтральная, допускает равнозначные варианты;
3. норма - более подвижная, допускается использование разговорных, а так же устаревших форм.
По принятым и действующим на любом этапе существования литературного языка нормам можно определить, какие изменения в отношении нормализации произошли и каковы тенденции дальнейшего развития норм.
Для официально-делового стиля речи характерна норма первой степени, а именно строгие требования к составлению документа. Динамикой для официально-делового стиля является изменение канцеляризмов присущее современному обществу.
Список литературы
1. Байкалова О.А. Русский язык. Учебно-методическое пособие. - Челябинск: УралГАФК, 2005.
2. Кузнецова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник. - 2-е изд., испр. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2006.
3. Никитина Е.И. Русская речь: Учеб. Пособие по развитию связной речи. / Науч. ред. В.В. Бабайцева. - М.: Просвещение, 1995.
4. Костомаров В.Г. Русский язык на газетной полосе. Учебник - М., 1971 г.
5. Байкалова О.А. Русский язык и культура речи. Учебно-методический комплекс для студентов 3-го курса - Челябинск: УралГАФК, 2003.
Размещено на Allbest.ru
Общественные функции языка. Особенности официально-делового стиля, текстовые нормы. Языковые нормы: составление текста документа. Динамика нормы официально-деловой речи. Виды речевых ошибок в деловом письме. Лексические и синтаксические ошибки.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Общая характеристика официально-делового стиля. Языковые нормы и особенности норм официально-делового (канцлерского) подстиля. Типовое построение официально-делового текста. Синтаксические особенности деловой речи. Грамматика в официально-деловой сфере.
контрольная работа , добавлен 26.10.2011
Общая характеристика официально–делового стиля и его подстили. Текстовые нормы делового стиля. Языковые нормы: составление текста, документа. Динамика нормы официально–деловой речи. Модели синтаксических конструкций, используемые в деловой переписке.
контрольная работа , добавлен 30.11.2008
Организационно–распорядительная документация. Главные отличия официально-делового стиля. Грамматика языка деловых документов. Основные жанры письменной деловой речи. Документ, деловые письма. Основные виды деловых писем, документов и договоров.
презентация , добавлен 20.10.2013
Стремление делового языка к точности передачи смысла. Морфологические и синтаксические признаки официально-делового стиля речи. Написание документов, деловых бумаг в государственных учреждениях и суде. Профессиональная терминология и языковые штампы.
реферат , добавлен 24.02.2011
Характерные черты официально-делового стиля. Виды официально-деловой документации. Употребление официально-делового стиля в языке дипломатических документов. Закономерности применения грамматических и синтаксических конструкций в организации текстов.
дипломная работа , добавлен 03.07.2015
Речевой этикет в стилистике и культуре деловой речи. Общая характеристика и текстовые нормы официально-делового стиля. Лексические нормы, грамматические особенности. Фонационные средства и динамика нормы официально-деловой речи; телефонный разговор.
контрольная работа , добавлен 28.03.2012
Официально-деловой стиль как один из функциональных стилей современного русского литературного языка, существенные признаки и характеристика деловой документации. Основные текстовые и языковые нормы деловых документов, их стилистические особенности.
реферат , добавлен 17.12.2009
Лексическое значение иностранных слов, употребляемых в области политики, юриспруденции. Функциональные стили речи. Требования к речевой коммуникации в официально-деловых отношениях. Словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля речи.
контрольная работа , добавлен 24.05.2009
Исследование системы норм литературного русского языка. Обзор морфологических, синтаксических и стилистических признаков официально-деловой речи. Анализ особенностей дипломатического, законодательного и административно-канцелярского стилей деловой речи.
Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.
Начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане - мыслительное - лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.
Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация -> жанр документа -> форма документа -> языковое наполнение документа.
Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них - заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя) ; (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:
Например:
Начальнику отдела доставки почтового отделения 675000 Иванову И. И.
Петрова Ивана Ивановича, проживающего по адресу:
ул. Чайковского,
дом 76, кв. 000, телефон
07. 04. 2007 Петров
Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, - доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес) ; (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес) ; (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией - подписью должностного лица и печатью организации. Схема расположения реквизитов доверенности:
Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан…) получить причитающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.
08. 04. 2007 Иванов
Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют - наряду с языковыми нормами или, вернее, до них - нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее - нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.
Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср. : возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.
В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.
1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.
Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.
Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам.
2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу - при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «творческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойственным деловой речи материалом. Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и / или отправки документа.
Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу.
3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.
Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста - фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом - предел степени свободы организации текста - обязательность лишь «шапки» документа.
Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.
На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).
Рассмотрим некоторые из них.
Создание нормативной базы для организации собственников жилья.
Организация - 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.
Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».
Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.
Элемент - компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 27..
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,
И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы - настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов-паронимов, речевая избыточность Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 64..
Паронимы - это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:
гарантийный - гарантированный, эффектный - эффективный, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
Представить
Плеоназмом (от гр. pleonasmos - переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество - совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант - справочник, список цен на продукцию).
Другой вид речевой избыточности - тавтология (от гр. tautologia от tauto - то же самое + logos - слово) - неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 65..
Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.
Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире - в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.
Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и:
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:
Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по» Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 66-67..
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце - я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.
Обосновать - что? чем?; удостоить - кого? чего?; наградить - кого? чем?
Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.
Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах... (в пределах чего?) Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 31.
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только, но и; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.
Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действительности, логику мысли и логику речевого выражения.
Логичность мысли выражается в верности отражения фактов действительности и их связей (общее единичное, причина следствие), в обоснованности утверждений, их доказательности.
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты.
К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, относятся ошибки в использовании терминов и терминированных сочетаний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: «стоимость», «цена», «расценка»), нарушения релевантности высказывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр.
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение - однозначно руководить действиями людей. Функция волеизъявления и текстовая организация документа.
Документы - это тексты, в которых закрепляется акт волеизъявления: приказ, распоряжение, закон, просьба и т.п., в основе своей они представляют действие или модель поведения, которая предписывается какому-то лицу или группе лиц Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 68..
Иллокутивный акт, т.е. действие, которое говорящий осуществляет с помощью высказывания, представляет собой приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьбу, заверение, благодарность и т.п. Эти речевые действия выражаются особыми глаголами - перформативами, определяющими не только тематику, но и структуру высказывания. Напоминаю Вам о том, что. Просим продать. Прошу подтвердить.
Иллокутивный акт представляет собой предложение, развертывающееся по определенной схеме, обусловленной лексико-грамматическими свойствами перформатива.
Так, особенность текстовой организации приказов, постановлений и распоряжений заключается в том, что их текст - это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представляющих собой инфинитивные конструкции, определено перформативами с директивной семантикой: приказываю, постановляю, предлагаю
Открытость для структурных доработок и добавлений создает своеобразие текстовой организации этих жанров ОРД. По композиционным особенностям во многом сходны с упомянутыми жанрами ОРД служебные записки, докладные записки, деловые письма, заявления, так как в основе их также лежат иллокутивные акты Белошапкова В.А. Современный русский язык. М., 1998. С. 70..
Другой композиционный принцип демонстрирует тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, в которых композиционной основой является предписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты, в которых модель поведения рассматривается с различной степенью обобщенности-конкретности.
В отличие от коротких (чаще всего в одну страницу) текстов документов с открытой функцией волеизъявления, перечисленные жанры законных и подзаконных актов это тексты объемные, насчитывающие до нескольких десятков тысяч слов. Композиционная организация их, соответственно, сложнее.
Документ - это текст, рассчитанный на неоднократное вдумчивое чтение, изучение его. Прежде всего, это относится к текстам упомянутой группы документов. Сложность, иерархичность композиции не позволяет воспринять текст сразу. Необходимым в данном случае является поэтапное изучение и итоговое обдумывание документа.
Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, как точность, чистота, ясность, логичность, которые, прежде всего, отличают жанры официально-делового стиля.
Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.
Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.
Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.
Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление - все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.
Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.
Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»*. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:
* Словарь сочетаемости слов русского языка. /Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морковкина - М., 1983.
приказ - издается
контроль - возлагается на кого-либо; осуществляется
должностной оклад - устанавливается
выговор - объявляется
порицание - выносится
архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в
вакансию - имеют, замещают
совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.
Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.
Использование терминов . Термин (от лат terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.
Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.
Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».
Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложенные в документах двух различных организаций:
Страхователь - физическое или юридическое лицо, уплачивающее страховую премию.
Страхователь - юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы.
Безусловно, второй вариант более удачен. Первое определение недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких случаях выплачиваются деньги. Кроме того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».
Данный пример весьма показателен: в обоих документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.
Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.
Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.
Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.
Плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):
промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);
форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);
тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);
своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos - «сам»);
в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);
150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);
главная суть («суть» - это и есть главное).
Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.
Тавтология (греч. tauto - тот же, logos - слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».
Различение паронимов (греч. para - возле, при; onyma - имя). Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом - влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:
оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;
командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).
Орфография
Правописание имен собственных . Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила, известные каждому школьнику).
Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса -ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.
Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.
Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.
Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.
Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио - река), Сьерра-Невада (сьерра - горная цепь), Йошкар-Ола (ола - гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.
Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.
В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство. Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.
В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.
Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:
Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.
В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:
Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.
Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:
Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);
Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).
Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:
Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.
Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие - со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.
Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке - сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.
От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения :
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
2) названия месяцев (янв.);
3) телеграфные сокращения (тчк);
4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);
5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);
6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.
Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем сокращений русского языка.*
* Новый словарь сокращений русского языка. - М., 1995.
Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.
Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».
Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.
Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.
Мягкий знак отбрасывается: сельский - сел.
Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический - метал.
В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. - тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор., лесохоз.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.
Сокращения - названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия - пишутся с прописной буквы.
Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.
Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух - во множественном числе. В 2000 г. В 1990-1999 гг.
Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.
«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).
Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.*
* См.: ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - П. 4.12. Сокращения.
Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.
Форма P.S. (от лат. post scriptum - после написанного) в деловой переписке не употребляется.
Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ - существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!
Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанавливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о - на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыто).
Установление рода аббревиатур происходит постепенно, по мере их внедрения в широкий оборот, через стадию колебаний в роде.
Грамматика (морфология)
К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).
Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов : ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:
ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;
вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;
благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.
Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.
НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительное в дательном падеже!).
Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах.
Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо
Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо
Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо
Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо
Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо)
Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо
Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо
Различать что-либо и что-либо - отличать что-либо от чего-либо
Уплатить за что-либо - оплатить что-либо
Склонение сложных составных слов. Развитие языка не останавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человеческого общения. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее в жизни людей лексика - словарный состав языка. Любое новое явление в области политики, науки, искусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так возникают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго.
Один из путей образования новых слов - сложение. Соединяться могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хозяйство = сельскохозяйственный), части основ (туристическая + + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский выставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложение целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потребность в составном наименовании нового объекта, соединяющего в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др.
Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как склоняется состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу-лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту?
Во-вторых, бывает непросто выбрать форму сказуемого или определения при подлежащем, выраженном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка?
Эти вопросы нельзя отнести к числу окончательно решенных. Речь идет об относительно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неизбежные разночтения.
Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последовательность действий:
1) установить, сколько частей слова склоняется;
2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм - у меня нет платья-костюма - у нее появилось новое платье-костюм);
3) если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто).
Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос - обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены словарем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «диван», слово летчик-космонавт - в статье «летчик»; при этом информация о склонении отсутствует. Полезным может оказаться «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает затруднения, приводятся в форме как именительного, так и родительного падежа; при необходимости указывается также грамматический род: «генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать, кресла-кровати, ср.»*
* Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. М., 1984, с. 108, 239.
Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия «Практическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь рекомендует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим, т.е. концентрирует в себе основное содержание понятия: «... ведущим... является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая - более широкое понятие)... Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли уточняющей)...»*.
* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М., 1974, с. 230.
Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета» - издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Прочитать в «Роман-газете».
Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных слов К.С. Горбачевич - автор пособия «Нормы современного русского литературного языка». Он различает составные и слитные слова. Сами названия указывают на разницу между типами двойных терминов:
В составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);
Слитные сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор)*.
* Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка, изд. 3-е. - М„ 1989, с. 148.
Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.
В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов:
В составных сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати - ср. р., встреча-банкет состоялась);
в слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира).
Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон-ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в целом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.
Склонение числительных. В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):
Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.
В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:
С двумястами рублями - с двумястами рублей.
Во втором случае числительное управляет существительным.
Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.
В составных числительных склоняются все части:
Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами
Груз весом в тысячу пятьсот тонн
но: в тысяча девятьсот тридцатом году
При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:
На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.
Грамматика (синтаксис)
Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.
Действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.
Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором - объект действия.
Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».
Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.
Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика - отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины.
Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.
Расщепленное сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист.
Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...»*.
* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М., 1974, с. 202.
Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата.
Согласование сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа:
В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.
При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.
Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека».
Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении большого количества.
Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.
Нам требуется шестьсот тонн топлива.
Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу).
Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят.
Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.
